Design Organizational Structures é uma metodologia passo a passo que identifica aspectos disfuncionais do fluxo de trabalho, procedimentos e sistemas, realinha-os às realidades e objetivos atuais do negócio e, em seguida, desenvolve planos para implementar novas mudanças. O processo visa melhorar os aspectos técnicos e de pessoal do negócio.
Para a maioria das empresas, o processo de design resulta em uma maior melhoria na organização, resultados (rentabilidade, atendimento ao cliente, operações internas) e funcionários capacitados e comprometidos com o negócio.
A marca registrada do processo de design é uma abordagem abrangente e holística para a melhoria organizacional que afeta todos os aspectos da vida corporativa, para que você possa obter os seguintes benefícios ao desenvolver a metodologia certa:
- Ótimo atendimento ao cliente.
- Aumente a lucratividade.
- Diminuição na operaçãodespesas.
- Melhor eficiência e tempo de ciclo.
- Uma cultura de funcionários dedicados e engajados.
- Uma estratégia clara para gerenciar e expandir seus negócios.
Design refere-se à integração das pessoas com os principais processos, tecnologias e sistemas do negócio. Uma organização bem projetada garante que a forma da empresa seja consistente com seu propósito ou estratégia, atenda aos desafios associados às realidades do negócio e aumente muito a probabilidade de que os esforços coletivos das pessoas sejam bem-sucedidos.
À medida que as empresas crescem e os desafios no ambiente externo se tornam mais complexos, os processos, estruturas e sistemas de negócios que antes funcionavam tornam-se barreiras à eficiência, atendimento ao cliente, moral dos funcionários e lucratividade financeira.
Organizações que não atualizam periodicamente sofrem de sintomas como:
- Fluxo de trabalho ineficiente sem detalhamentos e etapas de valor agregado.
- Excesso de esforço ("não temos tempo para fazer direito, mas temos tempo para fazer de novo")
- Trabalho fragmentado com pouca atenção ao bem maior.
- F alta de conhecimento e orientação para o cliente.
- F alta de responsabilidade ("Não é meu trabalho").
- Cobrir e culpar em vez de identificar e resolver problemas.
- Atrasos na tomada de decisão.
- As pessoas não têm a informação ou autoridade para resolver problemas.
- Gestão, não linha de frente, é responsável por resolver problemas quando as coisas dão errado.
- Demora muitohora de fazer alguma coisa.
- Os sistemas são mal definidos ou reforçam o mau comportamento.
- Desconfiança entre trabalhadores e gerência.
Métodos usados
É importante considerar que diferentes sistemas de interação estão envolvidos. Embora o processo de projetar estruturas organizacionais seja adaptável ao tamanho, complexidade e necessidades de qualquer empresa, ele não se limita às demandas internas da alta administração. Cada caminho de solução é elaborado individualmente. O próprio sistema é baseado nos seguintes métodos, que serão listados abaixo.
1. Carta do processo de planejamento
Como executivos seniores, vocês se reuniram para discutir os resultados atuais do negócio, o estado da empresa, os requisitos ambientais e a necessidade de embarcar em tal processo. Quais são as próximas ações? Você estabelece uma carta para o processo de design organizacional. Inclui o "motivo da mudança", resultados desejados, escopo, alocação de recursos, tempo, participação, estratégia de comunicação e outros parâmetros que guiarão o projeto.
De tempos em tempos, a gerência pode passar por um processo de planejamento estratégico ou um processo de desenvolvimento de equipe antes de iniciar uma iniciativa de mudança de projeto, dependendo de quão claro eles entendem sua estratégia e quão bem eles trabalham juntos como uma equipe.
2. Desenvolvimento de nova política
A equipe de gerenciamento (ou outros que foram convidados a participar do processo) olham para frente e projetamestruturas que incluem recomendações para um "futuro ideal". Nesse nível, as etapas desse processo incluem:
- Determine seu principal princípio de organização.
- Otimização dos principais processos de negócios que resultam em receita ou resultados para os clientes.
- Documentação e padronização de procedimentos.
- Organização de pessoas em torno de processos centrais. Determinação do número de pessoal necessário para o trabalho principal.
- Definir tarefas, funções e habilidades. Quais são as métricas de desempenho para cada função da equipe? Como eles são julgados e responsabilizados?
- Identifique as necessidades de equipamentos, layout e pessoal para várias equipes e departamentos em toda a organização.
- Defina recursos de suporte (finanças, vendas, pessoal), missão, pessoal e onde devem estar localizados.
- Definir uma estrutura de governança que forneça suporte estratégico, de coordenação e operacional.
- Aprimoramento dos sistemas de coordenação e desenvolvimento (contratação, treinamento, remuneração, compartilhamento de informações, estabelecimento de metas).
Em algum momento, o processo de design se transforma em planejamento de transição à medida que as datas críticas de implementação são definidas e planos de ação específicos são criados para a implementação do novo projeto.
E uma parte fundamental desta etapa é comunicar o progresso a outros membros da organização. Foi desenvolvido um plano de comunicação que educa as pessoas sobre o que está acontecendo. Educação traz conscientização e inclusãode cada - até o início das obrigações.
3. Implementação do Projeto
Agora a tarefa é dar vida ao projeto. Os métodos para projetar estruturas organizacionais devem sempre incluir elementos de implementação. Sem eles, as tarefas não serão executadas. As pessoas são organizadas em grupos de trabalho naturais que aprendem o novo plano, habilidades de equipe e formação de grupos de iniciativa. Novas funções de trabalho são exploradas e novos relacionamentos são estabelecidos dentro e fora da unidade.
Equipamentos e meios técnicos estão sendo reorganizados. Os sistemas de remuneração, sistemas de melhoria de desempenho, troca de informações, sistemas de tomada de decisão e gestão foram alterados e ajustados. Parte disso pode ser feito rapidamente. Algumas empresas podem exigir mais detalhes e serem implementadas em um período mais longo.
Orientações
Os métodos de design organizacional executam várias funções de negócios. Eles são projetados para satisfazer motivos específicos. Esforços também devem ser feitos para alinhar a estrutura organizacional com as necessidades em mudança. Um bom sistema não só facilita a comunicação, mas também traz eficiência em diversos segmentos. Portanto, ao desenvolver, é importante prestar atenção aos princípios.
1. Incentivando a Eficiência
Projetar a estrutura organizacional de uma empresa inclui alguns elementos positivos para os funcionários. Em resposta, você pode obter uma resposta positiva dos funcionários. O principal objetivo da estrutura organizacional é trazer eficiência às diversas funções. O trabalho sistemático não deixará nada ao acaso, e cada ação será coordenada para realizá-lo ao máximo.
Os membros de uma organização se esforçam para maximizar a produção de bens e serviços de determinados recursos. Estão a ser envidados esforços para um esforço sistemático, racional e coordenado de controlo dos diversos desperdícios e perdas. Vários modelos organizacionais foram desenvolvidos para garantir a eficiência das operações. Eles estão determinados a alcançar seus objetivos.
2. Comunicação
Projetar a estrutura organizacional de uma empresa inclui o momento de criar contatos em todos os departamentos. A comunicação é o problema número um em todas as organizações. Uma boa estrutura fornece um canal adequado de comunicação entre os indivíduos que trabalham em uma organização. As relações de subordinação estabelecidas e a hierarquia daqueles que relatam também são indicadas em uma boa estrutura. Há necessidade de um processo de comunicação horizontal, vertical e lateral, e isso é feito por uma estrutura bem planejada.
3. Uso otimizado dos recursos
A alocação adequada de recursos também ajuda no seu uso ideal. Projetar a estrutura organizacional da organização atribui um lugar mais importante às atividades para atingir objetivos comuns. Os eventos são colocados de acordo com sua importância no sistema e são feitas recomendações apropriadas para alocar recursos. A alocação ideal de ativos é essencial para o crescimento dos negócios.
4. Satisfação no trabalho
Bomprojetar a estrutura organizacional de uma organização garante que os deveres e responsabilidades das várias pessoas que trabalham no negócio sejam claramente atribuídos. Os empregos são distribuídos de acordo com seu conhecimento, experiência e especialização. As pessoas têm a chance de explicar seu trabalho. Quando as pessoas puderem trabalhar dentro dos limites, haverá satisfação no trabalho.
5. Pensamento Criativo
Os princípios de concepção de estruturas organizacionais podem incluir o item livremente planejar e realizar seu trabalho. Permite que o indivíduo pense e desenvolva novas e melhores maneiras de realizar as tarefas em mãos. A estrutura organizacional tenta colocar as pessoas nos lugares onde elas são mais adequadas. Muitas pessoas contribuíram para o desenvolvimento do pensamento gerencial por meio de sua criatividade em uma parte específica da empresa.
6. Facilidade de gerenciamento
Os princípios de desenho de estruturas organizacionais também se baseiam na otimização deste processo. Há muitas pessoas trabalhando no negócio. Sua função deve ser definida e as responsabilidades atribuídas de acordo com os requisitos da organização. Uma boa estrutura ajudará a estabelecer relações entre pessoas que trabalham em diferentes cargos. O sistema organizacional é o mecanismo pelo qual a administração dirige, coordena e controla as atividades de vários indivíduos.
Uma estrutura bem pensada ajudará tanto na gestão quanto na condução do negócio. É garantido que nenhuma atividade seja deixada sem acompanhamento e o trabalho seja distribuído emde acordo com as capacidades das pessoas que o executam. Passos de projeto organizacional bem pensados são uma grande ajuda para uma boa gestão. Considere-os.
Estágios de projeto
O sistema que está sendo criado deve atender aos requisitos do negócio. Isso deve garantir que a força de trabalho seja usada de maneira ideal e as várias funções sejam executadas adequadamente. Relações harmoniosas entre pessoas em diferentes posições são necessárias. O projeto estrutural é uma tarefa importante que deve ser cuidadosamente considerada. Abaixo serão listados os principais pontos sobre os quais um planejamento completo está sendo desenvolvido.
Passo 1: Definindo as atividades
As ações a serem tomadas para atingir os objetivos da empresa devem ser definidas. Também é necessário definir as funções que devem ser desempenhadas para atingir vários objetivos e as ações associadas a essas funções. Sem esta etapa de desenho da estrutura organizacional, os gestores não conseguirão obter o resultado desejado.
As principais atividades são divididas em vários subtipos de cada setor. Ao definir espécies, deve-se ter em mente que nenhuma delas escapou da duplicação de atividades, e as diversas funções são desempenhadas de forma coordenada.
Etapa 2: Agrupando atividades
As atividades intimamente relacionadas e similares são agrupadas por departamentos e indústrias. A coordenação entre as atividades só pode ser alcançada por meio de uma acumulação adequada. Visualizações Agrupadasatividades podem ser atribuídas a diferentes posições. Dar instruções aos indivíduos cria autoridade e responsabilidade. Esse fator no design das estruturas organizacionais permite aumentar a importância de um determinado funcionário. A autoridade é delegada aos níveis mais baixos de vários departamentos e as responsabilidades são estabelecidas.
Etapa 3: Delegação de Autoridade
Delegação é um processo administrativo onde as pessoas fazem algo diferente, tornando-as responsáveis. Quando diferentes cargos são criados em uma organização, esses indivíduos recebem um cargo. Para fazer o trabalho, você precisa de autoridade. As autoridades são delegadas a diferentes pessoas de acordo com a distribuição de responsabilidade. A fase final de concepção da estrutura de gestão organizacional deve refletir isso claramente. No processo de atribuição de tarefas, a autoridade é criada na organização, um sistema que determina quem irá interagir formalmente com quem.
Características de um bom sistema
Projetar uma estrutura organizacional sugere que o dispositivo criado deve atender às diversas necessidades e exigências da empresa. Deve-se ter em mente que cada empresa tem sua própria forma de gestão. Se considerarmos os recursos como um todo, resumindo, eles se parecerão com o seguinte.
1. Linha clara de autoridade
Os fundamentos da concepção de estruturas de governança organizacional começam com a criação de uma hierarquia básica. Deve haver uma linha clara de autoridade de cima para baixo. A transferência de autoridade deve ser realizada em etapas e de acordo com a natureza do trabalho atribuído. Tudo emas organizações devem ter uma compreensão completa do trabalho e da autoridade delegada a uma pessoa em particular. Na ausência dessa clareza, haverá confusão, disputas e conflitos.
2. Delegação de autoridade adequada
As tarefas de projetar estruturas organizacionais incluem adicionalmente uma distribuição competente de responsabilidades. A delegação de autoridade deve ser consistente com a responsabilidade estabelecida.
Se não houver energia suficiente para receber a tarefa atribuída, o trabalho não será concluído. Às vezes, os gerentes atribuem tarefas aos subordinados sem dar a eles a devida autoridade, indicando f alta de tomada de decisão por parte deles. Atribuições inadequadas criarão problemas para os subordinados porque eles podem não ser capazes de atender ao requisito estabelecido.
3. Menos níveis de gestão
Os elementos de design de uma estrutura organizacional devem evitar padrões complexos. Na medida do possível, é necessário reduzir, mas dentro de limites razoáveis, os níveis de gestão. Quanto maior o número desses níveis, maior a demora no acesso. A transferência de decisões de cima para baixo levará mais tempo.
Da mesma forma, as informações dos níveis mais baixos levarão muito tempo para chegar ao topo. O número de níveis de gestão depende da natureza e escala das operações. Nenhum número específico de estruturas pode ser especificado para cada problema, mas esforços devem ser feitos para mantê-los no mínimo. Essa otimização reduzirá custostempo.
4. Faixa de controle
O processo de criação de estruturas de governança organizacional também deve incluir funções de supervisão. O grau de supervisão refere-se ao número de pessoas que um gerente pode supervisionar diretamente. Uma pessoa deve apenas manter o controle do número de subordinados com quem ela pode se comunicar diretamente.
O número de pessoas a serem supervisionadas não pode ser definido universalmente, pois dependerá da natureza do trabalho. Esforços devem ser feitos para manter um grupo bem administrado sob vigilância, caso contrário haverá ineficiência e baixo desempenho.
5. Simplicidade e flexibilidade
Abordagens para projetar estruturas organizacionais não devem ser complicadas. Você não deve adicionar níveis desnecessários de controle. Uma boa estrutura deve evitar ambiguidade e confusão. O sistema também deve ser flexível para se ajustar às necessidades em constante mudança.
Expansão ou diversificação podem ocorrer, o que exigiria uma reclassificação de funções e responsabilidades. A estrutura organizacional deve ser capaz de incorporar novas mudanças sem ajustar os elementos centrais. Isso permitirá que você não altere todas as disposições inseridas anteriormente.
Elementos básicos
A análise do desenho organizacional deve mostrar a estratégia de implantação de talentos da empresa. Se essa implantação atinge a meta de negócios depende em parte da força do sistema interno geral. O desenho organizacional cria relações de trabalho entre as pessoas, estabelece limites de responsabilidade edetermina quem é responsável perante quem.
Existem várias formas de estruturar uma empresa. Os princípios corretos para projetar estruturas de gestão organizacional derivam das necessidades e aspirações da empresa. Com base nisso, eles promovem as pessoas certas.
1. Estratégia
A melhor abordagem do desenho organizacional leva em consideração os planos estratégicos da empresa. Tais atividades, entretanto, seguem a visão da empresa. Missão - a razão da existência de um negócio - seu propósito.
Visão é a maior conquista da empresa, a execução das tarefas definidas. Toda estratégia tenta realizar a visão, e a estrutura organizacional deve apoiar esses esforços. Por exemplo, uma empresa que decidiu expandir para mercados estrangeiros pode se consolidar em divisões geográficas. Mudanças na estratégia exigem um projeto estrutural atualizado
2. Fatores ambientais
O ambiente de negócios em que os funcionários trabalham não pode ser ignorado pelos designers organizacionais. Um sistema imprevisível e em rápida mudança requer flexibilidade, adaptabilidade e cooperação entre agências.
Em tal situação, o desenho da estrutura organizacional da gestão de uma empresa do tipo mecânico restringirá a destreza e a capacidade de resposta do pessoal. Em vez disso, os desenvolvedores podem construir um sistema orgânico e horizontal que nivela os níveis de governo e descentraliza a tomada de decisões. Ao mesmo tempo, um ambiente estável permite o uso de controles, tarefas bem definidas e autoridade centralizada em uma estrutura mecanicista.com seus níveis verticais de poder crescente.
3. Tamanho da empresa
Pequenas empresas com poucas pessoas costumam ter papéis diferentes, são informais e não escrevem muitas regras. Como a empresa surge organicamente, seria um erro tentar impor-lhe uma estrutura formal e mecanicista. O desenho da estrutura organizacional e do sistema neste caso não deve incluir elementos imperativos e conservadores da condução das atividades internas.
Esta seria uma ação inútil. Além disso, a burocracia desnecessária pode interferir nas operações. Grandes organizações precisam de mais controle e supervisão. Uma estrutura mecanicista cria responsabilidade e prestação de contas claras e, portanto, é adequada para empresas com grande número de funcionários.
4. Idade da empresa
No início da vida de uma empresa, seu pequeno porte proporciona qualidades estruturais orgânicas que promovem flexibilidade e agilidade. À medida que a empresa se desenvolve e se expande, ela começa:
- mecanize adicionando regras, políticas e procedimentos;
- estabeleça metas claramente definidas;
- implementar extensos sistemas de controle interno e cadeias de comando.
Em resumo, maturidade gera burocracia. Quanto mais antiga a empresa, mais provável é que o sistema interno se torne pesado, criando uma barreira à inovação, adaptabilidade e respostas rápidas. O processo de desenho organizacional deve levar em conta até que ponto a antiga empresa precisa se reestruturar para reduzir suasistema mecanizado. Caso contrário, podem surgir sérios problemas gerenciais e de pessoal.
Projetos Estruturais
Projetos estruturais têm seus prós e contras, então os designers devem considerar cuidadosamente cada passo. Dois temas comuns aqui são divisões funcionais e divisionais. A estrutura funcional cria departamentos de acordo com atividades como produção, marketing e finanças.
As atividades agrupadas aumentam a eficiência, mas podem criar barreiras entre os departamentos. A estrutura divisional agrupa as pessoas de acordo com o produto, cliente ou localização geográfica, criando efetivamente pequenas empresas com suas próprias capacidades de marketing, finanças e fabricação. Isso mantém os departamentos focados e responsivos, mas duplica a atividade de negócios entre os departamentos e dentro da empresa como um todo.
Esquema de tipo de controle
O organograma é uma representação visual de um tipo formal de design. O plano mostra a estrutura da organização, relacionamentos e níveis relativos de cargos em cada setor. Ajuda a organizar o local de trabalho, delineando a direção do controle para os subordinados.
Mesmo uma pequena empresa individual pode usar algum tipo de organograma para ver quais funções precisam ser feitas. Tal planejamento e visão estruturam o trabalho e ajudam a realizar todas as tarefas e resolver problemas de comunicação emergentes.problemas.
Os organogramas oferecem os seguintes benefícios:
- Comunique de forma eficaz informações organizacionais, de serviço e corporativas.
- Permita que os gerentes tomem decisões sobre recursos, forneçam uma base para o gerenciamento de mudanças e comuniquem informações operacionais em toda a organização.
- Tudo relacionado ao negócio deve acontecer de forma transparente e previsível.
- Fornece uma substituição rápida para hierarquias formais de negócios.
- Informa a todos na organização quem é responsável pelo quê e quem se reporta a quem.
Há, é claro, algumas restrições nas visualizações de design organizacional:
- São estáticos e inflexíveis, muitas vezes obsoletos à medida que as empresas mudam e passam por fases de crescimento.
- Eles não ajudam a entender o que realmente está acontecendo em uma organização informal. A realidade é que as organizações costumam ser bastante caóticas.
- Eles não conseguem lidar com a mudança dos limites da empresa devido à terceirização, tecnologia da informação, alianças estratégicas e economia de rede.
Nos estágios iniciais, uma empresa pode decidir não estabelecer uma estrutura organizacional formal. No entanto, a empresa deve existir mesmo sem um plano claramente definido para que o curso de desenvolvimento seja bem-sucedido. A maioria das pequenas empresas considera os organogramas úteis, pois ajudam o proprietário ou gerente a acompanhar o crescimento e a mudança em todos os setores e direções.
Conclusão
Esta abordagem de design leva a melhorias significativas na qualidade, atendimento ao cliente,tempo de ciclo, redução da rotatividade e absenteísmo, aumento da produtividade de 25 para pelo menos 50%. A boa notícia é que o plano pode ser usado para praticamente qualquer tipo e tamanho de negócio. O período de tempo necessário para concluir o projeto varia dependendo da natureza, tamanho e recursos da empresa. Projetos grandes e complexos podem ser concluídos em poucos dias. Pequenas empresas exigem muito menos tempo e recursos.
