Quando um sistema organizacional é mencionado, significa uma certa estrutura, que consiste em unidades separadas. Eles estão interconectados com base em certas considerações. Ou seja, depende dos objetivos definidos para os departamentos e para a empresa e de acordo com as funções desempenhadas. Isso prevê a presença de executivos (centros) que podem tomar decisões e são responsáveis pelas atividades das unidades.
Informações gerais
As questões relativas ao desenho e formação de sistemas de gestão organizacional são relevantes não só para as empresas recém-criadas, mas também para as estruturas comerciais que já estão em funcionamento, mas terão que funcionar em outras condições. Para isso, é necessário alterar a composição e estrutura das tarefas desempenhadas e das tarefas a serem resolvidas. O primeiro passo neste caso é uma análise da construção formal. Atenção pagaa composição das unidades estruturais, o número de funcionários nelas envolvidos, como correspondem à complexidade e estrutura do trabalho realizado, e aspectos semelhantes.
Durante a análise, é necessário estudar todos os elementos importantes do empreendimento em sequência. Estes incluem suporte e interação de informações, oferta de recursos e tecnologia, adequação dos recursos de mão de obra às demandas existentes e intercambialidade. Ao estudar o sistema de gestão organizacional, é necessário responder a duas perguntas:
- Em que medida o que já existe pode ajudar ou atrapalhar a implementação da estratégia de ação escolhida?
- Quais níveis devem ser atribuídos para resolver problemas específicos?
Procurar respostas
Existem algumas abordagens para lidar com metas. Como é bastante problemático considerá-los todos, apenas dois receberão atenção:
- Configuração específica de tarefas e objetivos pessoais para os artistas.
- Análise organizacional curta.
Ambas as abordagens visam revelar qual é a contribuição pessoal do funcionário para a realização da tarefa principal da empresa. Os métodos de gerenciamento de sistemas organizacionais também são importantes. Em resumo, você deve agir usando os seguintes métodos:
- Método de introspecção. É dada especial atenção ao pessoal administrativo e de gestão. O objetivo é melhorar a eficiência dos funcionáriostrabalho mental. O foco principal é contribuir para a solução de problemas, a implementação da estratégia da empresa e o alcance das metas estabelecidas. De fato, neste caso, o movimento do grande para os detalhes é fornecido. A seguinte sequência é implementada: as tarefas da empresa - sua estratégia - metas - organização funcional. Só então cargos - funcionários - seus deveres e motivação.
- Um método de análise de baixo para cima. Ele já parte do trabalhador individual e de suas tarefas e objetivos formulados. Esse método permite conectar o trabalho de funcionários individuais com as atividades da empresa e a estratégia de prosperidade que está sendo implementada. Embora muitas vezes haja reclamações de que as disposições teóricas são bem pensadas, mas a implementação na prática deixa muito a desejar.
Mais sobre introspecção
Este método permite elaborar recomendações eficazes que visam melhorar toda a estrutura organizacional e desempenho da empresa, reduzindo a duplicação de trabalho, reduzindo os custos de gestão, regulando a carga de trabalho dos gestores, separando as funções dos executores. Qual é o resultado final do trabalho realizado? O sistema de gestão organizacional, construído a partir da introspecção, orienta sobre tais princípios e ideias:
- Administração recebe salário para administração real. Então, na maioria das vezes é orientar, medir, preparar e instruir. Naquiloauxilia no planejamento, auxílio no trabalho organizacional, elaboração de planos financeiros, análise da situação atual e afins.
- O líder deve ter pessoas suficientes sob seu comando para manter toda a sua atenção. Mas, ao mesmo tempo, deve haver tempo suficiente para todos.
- Você deve se esforçar para manter o número mínimo de links na organização.
- Os artistas devem se engajar em um número limitado de tarefas bem projetadas, cuja conclusão promoverá diretamente o alcance dos objetivos da organização.
- A compreensão clara do que a administração deseja pode ser distorcida por uma comunicação ineficiente. Um motivo bastante comum é um número muito grande de links. Como resultado, a capacidade de fazer alterações, resolver o problema de forma independente, encontrar outras maneiras diminui.
A introspecção é possível em qualquer organização. Este método tem seis etapas: preparação, coleta de dados, processamento de informações, análise, relatório, controle adicional. Como resultado, são emitidas recomendações escritas que abordam questões de melhoria da estrutura organizacional.
Método de análise ascendente
Graças ao estabelecimento de metas e objetivos pessoais, exatamente qual é a contribuição do funcionário para o processo de atingir os valores e parâmetros definidos. Atenção para:
- Considerando as condições adequadas para integrar o processo de trabalho de cada colaborador com tarefas, objetivos eestratégias que garantam a adequação da estrutura organizacional.
- Criar as condições para que todos estejam interessados em alcançar o melhor resultado.
- O método de análise de baixo para cima também permite avaliar o trabalho individual.
Deve-se notar que a abordagem em consideração pode ser usada não apenas para análise, mas também para resolver alguns dos principais problemas associados à gestão da organização. Estes incluem:
- Definição do processo de atingimento do objetivo através do diálogo sobre seu estabelecimento e a forma de alcançá-lo.
- Focar os funcionários nas expectativas de desempenho.
- Formação do programa de execução dos trabalhos em função da concretização dos prazos para a resolução de determinadas tarefas.
- Facilitação da gestão do sistema de folha de pagamento, capacidade de criar uma base razoável para a emissão de remuneração pelo excelente desempenho das suas funções e realizações no trabalho.
- Avaliar se um funcionário deve ser promovido e tem bons resultados.
Portanto, este método é muito bem complementado pelo sistema de gestão organizacional e legal, que padroniza as abordagens ao número máximo de situações.
Sobre Funções
As principais e mais importantes são: organização, planejamento, regulação, coordenação, motivação, controle e regulação. Isso encontra expressão na estrutura, nas regras, na cultura, nos processos. A gestão do sistema organizacional proporcionao uso de um conjunto de métodos e técnicas, sua combinação racional, a relação estabelecida para gerenciar os elementos no tempo e no espaço. É necessário esforçar-se para criar as condições mais favoráveis. Nesse caso, as funções de gerenciamento de sistemas organizacionais devem ser claramente definidas, acordadas e as responsabilidades de diferentes pessoas devem ser delimitadas.
E não são apenas palavras. Deve ser lembrado que as funções são tipos especiais de atividades gerenciais especializadas que surgiram no processo de divisão do trabalho. Cada um deles é implementado em um complexo de tarefas de gerenciamento. Você também precisa lembrar que as funções são atividades repetitivas. Eles podem ser realizados por uma pessoa, unidade ou grupo deles. O número de funções e composição depende de vários fatores: escala, nível e estrutura de desenvolvimento da produção, tamanho da organização, vínculos da empresa com outras instalações similares, independência e nível de equipamento técnico.
Funções específicas desempenhadas
As funções de gestão devem fornecer direção e serviço às atividades da organização. Cada um deles deve ter uma finalidade específica, repetibilidade, uniformidade de conteúdo. Além disso, as funções devem ser objetivas. Isto é determinado pela necessidade do próprio processo de gestão em condições em que seja assegurado o trabalho conjunto das pessoas. Além disso, as funções são a base para determinar o tamanho e a estrutura do aparelho administrativo. Deve unir todos os relativamente isolados, embora geralmente inextricavelmente ligadosestruturas. De muitas maneiras, eles são influenciados pelos objetivos do sistema de gestão organizacional.
Lista de funções
Para entender melhor este tópico, vejamos o que temos que lidar na prática:
- Função de organização. Envolvido na implementação prática de planos e programas. É implementado através da criação de uma organização, da formação da sua estrutura, da distribuição do trabalho entre departamentos e colaboradores, bem como através da coordenação das suas atividades.
- Função motivacional. É especializada em determinar as necessidades das pessoas, bem como escolher a forma mais eficaz e adequada neste caso para atendê-las. Tudo isso é feito para garantir o máximo interesse dos colaboradores no processo de atingimento dos objetivos que a organização enfrenta.
- Controle. É necessário para identificar em tempo hábil erros, perigos iminentes, desvios dos padrões exigidos e cria a base para a melhoria contínua.
Recursos adicionais
A organização deve possuir:
- Funções de racionamento. Eles devem ser considerados como um processo de desenvolvimento de valores calculados com base científica. Com a ajuda deles, são avaliados parâmetros quantitativos e qualitativos.
- Função de agendamento. É necessária uma regulamentação rigorosa do comportamento dos objetos no processo de implementação das metas e tarefas definidas para os funcionários.
- Função de coordenação. Garante que a organização seja consistente etrabalho bem coordenado na implementação das tarefas planejadas.
- Função de regulação. Intersecta diretamente com controle e coordenação. Se, sob a influência do ambiente externo / interno, ocorrerem desvios dos parâmetros exigidos, é necessário ajustar a situação para que esteja dentro dos limites atribuídos.
Sobre tarefas
Sistema organizacional é criado para atingir um determinado objetivo. Por exemplo, obter a renda máxima possível. Ou 100 milhões de rublos. Seja como for, mas no caminho para o objetivo, você deve resolver uma série de tarefas que lhe permitirão alcançá-lo. Deve-se notar que eles diferem em sua escala, consequências, importância, impacto no futuro e complexidade de implementação.
As tarefas de gestão dos sistemas organizacionais ao mais alto nível são as mais importantes e essenciais em termos de obtenção de resultados. Afinal, se um trabalhador de base faz algo errado, isso ainda pode ser relativamente suportado. Especialmente se você identificar e parar rapidamente. Ao passo que os erros da própria alta administração têm consequências muito mais devastadoras. Além disso, é bastante difícil detê-los, para isso é necessário contar com o apoio dos acionistas/fundadores.
Mas o processo de identificação também é relevante. De fato, em nossas condições, está organizado de forma que a alta administração não seja verificada permanentemente. E você pode descobrir que o curso dos acontecimentos não está indo como deveria, seja exercendo o controle, mantendo-se a par dos acontecimentos, seja percebendo uma anomalia no relatório, quegerentes fornecem aos proprietários. Para cumprir com eficácia as tarefas estabelecidas, é necessário garantir que haja uma estrutura organizacional adequada do sistema de gestão, para a qual não haveria nenhum inimputável.
Sobre Desenvolvimento
Os sistemas organizacionais não ficam parados como pedras. Há sempre algum movimento (não necessariamente para melhor). Mas se você olhar do alto dos milênios, a gestão dos sistemas organizacionais e econômicos ainda está sendo aprimorada e desenvolvida. Às vezes, isso é influenciado pelo desenvolvimento de novos métodos e abordagens. O progresso científico e tecnológico também pode ter um impacto. Por exemplo, o que é gestão sem o uso da tecnologia da informação? Mesmo que uma pessoa trabalhe na condição de empresário individual, um computador / smartphone ajuda a manter registros, enviar dados para o serviço fiscal, autoridades estatísticas e várias outras estruturas.
Mas é possível dizer que agora foi possível alcançar a coroa em desenvolvimento? Infelizmente não. Mesmo apesar das tecnologias e métodos que já existem, é muito cedo para se alegrar. Afinal, quantas descobertas incríveis ainda estão esperando pela humanidade no futuro. Tomemos, por exemplo, a inteligência artificial. Quando uma amostra desta solução é desenvolvida com bons indicadores de desempenho, o que um funcionário que não precisa dormir, descansar e receber salário pode simplesmente surpreender e forçá-lo a se adaptar às novas condições.
