Garantir o funcionamento eficiente de qualquer empreendimento está associado à boa organização do fluxo documental. De não pouca importância é o controlo dos prazos de execução dos documentos. O fato é que tanto os funcionários comuns quanto os chefes de departamentos são responsáveis pela resolução oportuna e correta das questões contidas nos documentos. A seguir, considere quais são os prazos para a execução dos documentos.
Informações gerais
Os prazos para execução dos documentos são estabelecidos por regulamentos, resoluções ou documentos organizacionais e administrativos.
A disponibilidade de um sistema de informação e referência no empreendimento permite a busca rápida de documentos registrados por qualquer sinal. Em particular, durante o registro, os detalhes básicos dos documentos são inseridos no banco de dados: números de entrada / saída, informações sobre o remetente e o destinatário, data de vencimento, etc.
Classificação
Existem termos individuais e padrãoexecução de documentos. Estes últimos são determinados por lei. Estes incluem, nomeadamente, os prazos de cumprimento de instruções do Governo, chefes de estruturas executivas federais, inquéritos parlamentares, recursos cíveis, resoluções/decisões de órgãos de gestão de organizações comerciais, etc.
Os prazos individuais para a execução dos documentos são determinados, em regra, diretamente em seus textos ou em resolução. Tais indicações estão presentes, principalmente, em documentos regulatórios e administrativos, relatórios estatísticos e outros.
Os prazos para execução dos documentos podem ser determinados oralmente pelo responsável.
Regulamentos
No disposto neste regulamento, os prazos de execução dos documentos variam consoante a sua natureza.
Por exemplo, instruções marcadas como "urgentes" devem ser executadas dentro de três dias a partir da data de assinatura. Observe que a contagem regressiva não começa na data de recebimento do documento, mas na data de assinatura.
Se houver uma indicação "prontamente", não serão concedidos mais de 10 dias para a execução do documento.
Se não for especificado, o período de execução da ordem não é superior a um mês.
Mudança de data
Na prática, muitas vezes surgem situações em que, por razões objetivas, é impossível executar um documento no prazo. A este respeito, a empresa deve aprovar o procedimento para alterar o prazo para a implementação de determinados atos. Deve-se notar que a aplicaçãoas regras são necessárias, se possível, apenas em casos excepcionais.
A decisão de alterar o prazo para a execução de um documento só pode ser tomada pelo funcionário que originalmente o definiu. As regras de negócios atuais não definem limites mínimos e máximos de transferência. Portanto, a administração do empreendimento deve estabelecê-los de forma independente com base nos requisitos de razoabilidade e validade.
De acordo com as regras gerais adotadas na prática, é permitido um aumento no prazo não superior a 3 dias. Nesse caso, a iniciativa deve partir do funcionário a quem a tarefa foi confiada. Ele deve justificar e acordar a alteração do prazo para a execução do documento com a administração.
Ordem de transferência
Quaisquer ações relacionadas à alteração do prazo para a execução de um documento devem ser registradas nos atos pertinentes.
A transferência do período deve ser justificada. Para isso, o interessado pode fazer uma das seguintes propostas:
- Sobre a prorrogação do prazo com justificativa dos motivos pelos quais o documento não pode ser executado no prazo determinado.
- No envolvimento de co-executores se a pessoa não tiver autoridade suficiente para implementar a ordem.
- Na nomeação de outros artistas.
Deve-se dizer que o performer precisa agir rapidamente. Não entre em contato com a administração 2-3 dias antes do fim do prazo.
Operações de controle
Monitoramento do cumprimento dos prazosatribuições incluem:
- Fixação durante o registro de todos os documentos e ordens da administração da empresa.
- Verificação da entrega das tarefas aos artistas no prazo.
- Lembrete aos funcionários e chefes de departamento sobre os próximos prazos ou sua expiração.
- Inserir nos formulários de cadastro informações sobre a transferência de ordens de um executor para outro, alterando o prazo previsto para a execução das tarefas.
- Notificação dos gestores sobre o processo de execução dos documentos.
- Inserindo informações sobre pedidos concluídos em formulários de registro, removendo tarefas do controle.
- Formação de referências analíticas e relatórios sobre controle de tempo.
Nuances
Todos os atos que exigem execução e resposta devem ser colocados sob controle. Nos papéis administrativos, as decisões são objeto de monitoramento. Ao mesmo tempo, cada item contido neles (ou seja, cada tarefa, atribuição) é colocado sob controle.
O secretário do chefe precisa controlar a execução das ordens verbais do chefe.
Sistema de monitoramento automatizado
Recentemente, muitas empresas usam programas de computador e bancos de dados em seu trabalho. Os sistemas automatizados facilitam muito as atividades das organizações, economizam tempo para os funcionários.
No registro de documentos, o controle é realizado automaticamente ao preencher a coluna "Data de vencimento". Ao mesmo tempo em mimo documento pode ser carimbado em sua aceitação para controle. Sua presença é mais necessária para o performer.
Para garantir o controle atual, os funcionários responsáveis diariamente, geralmente no início do dia, verificam a lista de documentos, cujo prazo de execução expira nesse dia. Nas empresas que utilizam um sistema de e-mail interno, os avisos sobre os prazos de validade são enviados ao PC do performer de forma automatizada. Você também pode configurar o software para imprimir automaticamente os papéis apropriados.
Completar tarefas de longo prazo
O controle da execução de documentos contendo instruções complexas é realizado em etapas. Inclui monitoramento atual, preventivo e de acompanhamento.
O controle atual já foi discutido acima. O monitoramento preventivo é realizado em documentos, cujo prazo expira em 2-3 dias. Assim, o funcionário ainda tem tempo para concluir a tarefa.
A ordem é removida do controle após sua execução. Pode ser expresso na compilação e envio de uma resposta, recebimento de confirmação documentada, etc. O resultado da execução é registrado no cartão de registro. Também indica a data de execução, o número do processo em que o papel é arquivado.
Controle final
É fornecido, via de regra, em grandes empresas. O acompanhamento final é realizado pelos funcionários responsáveis pelo acompanhamento da execução das instruções, ou secretários.
Normalmente, a empresa define a frequência do monitoramento. O monitoramento pode ser realizado mensalmente, trimestralmente ou semanalmente. Na verdade, o controle final é uma avaliação da disciplina de desempenho na empresa e em suas divisões estruturais.
FZ № 229
Uma das formas de proteção dos interesses dos sujeitos é o processo judicial. Na prática, as reivindicações mais comuns são consideradas declarações exigindo a concessão de indenização por determinadas violações de direitos. Tais processos terminam com processos de execução.
Após a entrada em vigor da decisão sobre o processo, são emitidos documentos executivos ao requerente. O prazo para o cumprimento dos requisitos para eles é determinado pelos funcionários do FSSP (oficiais de justiça).
Na Parte 1 30 do artigo FZ n.º 229, estipula-se que o fundamento para a instauração do processo é o documento executivo e a declaração do requerente. Esses papéis são apresentados no local de aplicação das medidas coercitivas previstas em lei, determinadas de acordo com o disposto no art. 33 do referido ato normativo.
O prazo para envio de documento para execução é de 3 dias a partir da data de envio à divisão do FSSP. Uma IL (ordem executiva) contendo uma demanda para o retorno de uma criança ilegalmente transferida ou retida na Federação Russa, para o exercício do direito de acesso em relação a ela de acordo com um tratado internacional, bem como um pedido de busca, é transmitido ao oficial de justiça o mais tardar no dia seguinte após a entrada no FSSP.
Início do processo ou recusa em fazê-loemitido por decreto. É emitido no prazo de 3 dias a partir da data de recebimento dos materiais pelo oficial de justiça.
Caso a LI deva ser executada imediatamente, após ser aceita na unidade do FSSP, ela é transferida para um funcionário cuja autoridade se estende até o local de execução. Se estiver ausente, outro oficial de justiça recebe os materiais. Nesse caso, a decisão de abrir a produção ou recusá-la deve ser tomada no prazo máximo de um dia após a entrada no Serviço.
Se o título executivo entrou pela primeira vez no FSSP, o oficial de justiça determina o prazo para a execução voluntária do título executivo. O período relevante é indicado na resolução sobre o início do processo. Ao mesmo tempo, o oficial de justiça é obrigado a advertir o devedor sobre a possibilidade de aplicação de medidas coercivas após o decurso do prazo atribuído à execução voluntária. O devedor também é notificado de que lhe serão cobradas as custas da execução das ações previstas nos artigos 112 e 116 da Lei Federal nº 229, bem como taxa de performance.
O prazo para a execução voluntária do documento executivo, de acordo com a parte 12 do art. 30 é igual a cinco dias. O cálculo começa a partir da data de recebimento pelo devedor da resolução. Em caso de evasão ao cumprimento dos requisitos, o obrigado é notificado do início do processo de execução. A legislação prevê, por exemplo, medidas como a apreensão de bens com sua posterior venda.
