O artigo fornece explicações para conceitos como documentação de entrada e saída, fluxo de documentos e sua estrutura, fluxo de documentos, seu modo e ciclicidade, documentação interna e externa. As formas de destacar as informações necessárias e seu armazenamento em casos atuais e arquivos durante o trabalho de escritório são fornecidas.
Tipos de fluxos de documentos
Nesta era da informação, é impossível imaginar o funcionamento de qualquer estrutura de produção, consumo, regulação ou distribuição sem documentação. Trabalhar com documentação em papel informativo e boom eletrônico de hoje está se tornando cada vez mais complexo. Os portadores da informação estão mudando, as pessoas que a processam estão mudando, o campo legal para o uso da informação está mudando. O conceito e a estrutura do fluxo de documentos também estão sujeitos a alterações.
Documento como unidade de fluxo de documentos
Um documento é uma informação registrada na forma de qualquer objeto material. Um documento pode ser uma foto, vídeo, gravação de áudio, sem falarmídia de papel e arquivos. Mas um documento só se torna um documento se tiver uma série de requisitos necessários. Esses requisitos são chamados de detalhes e são características obrigatórias estabelecidas por lei ou regulamentos para determinados tipos de documentos. Para registro de documentos organizacionais e administrativos, por exemplo, há GOST R 7.0.97-2016. Um dos detalhes mais importantes é a data do documento (às vezes até a hora).
O que é fluxo de documentos
Fluxo de documentos é o movimento de documentos entre pontos de criação de informações, pontos de processamento de informações, pontos de armazenamento de informações e usuários diretos de informações. Os fluxos de documentos são muito diferentes no tipo de documentos e seu conteúdo, modo e ciclicidade, métodos de movimentação, etc.
Os fluxos de documentos em uma organização (ou seja, empresas também) são divididos por direção em entrada e saída. Cada tipo de fluxo deve ser separado um do outro para evitar erros e confusão no trabalho com documentos.
O fluxo de documentos de entrada consiste em documentos que chegam à organização por correio, e-mail, trazidos propositalmente (por correios). Os documentos na entrada devem ser classificados, desnecessários - removidos para o lixo. Os documentos necessários ou eventualmente necessários devem ser registrados em diários (papel ou eletrônico) indicando a data de recebimento, o nome do documento e seus detalhes (data do documento, nome do remetente, etc.), a unidade organizacional para a qual o documento foi enviado.
O fluxo de documentos de saída consiste em documentos criados eemitidos ou processados pela organização. Todos os documentos de saída devem ter um número de série, são verificados quanto à presença dos detalhes necessários e sua exatidão, devem ser registrados nos diários indicando a data (em regra, esta é a data em que o documento foi assinado), o número de saída e o código do departamento que preparou o documento.
Se for impossível processar o fluxo de documentos imediatamente (seu aumento acentuado), é necessário aumentar o número de funcionários processando documentos para evitar erros e atrasos, que muitas vezes são muito onerosos para a organização.
Os tipos de fluxo de documentos podem ser muito diferentes, tudo depende do tipo de atividade da organização e dos métodos de seu trabalho.
Para grandes organizações e empresas, um fluxo de documentos devidamente estruturado é tão importante quanto o fluxo de materiais ou produtos. Para grandes fluxos de documentos, até mesmo processos tecnológicos documentais são desenvolvidos e aplicados.
O conceito de fluxos de documentos externos e internos
Além das informações recebidas e enviadas em uma organização, internas, ou seja, informações criadas e usadas apenas dentro da própria organização. Essas informações podem ter um certo grau de sigilo e não estar disponíveis publicamente, mesmo dentro do mesmo departamento. A troca de cartas entre departamentos da mesma organização geralmente não é aceita. Para a comunicação documental, são utilizadas as chamadas notas de serviço (relatórios, notas explicativas, certidões) assinadas pelos chefes de departamentos. Além dos memorandos emorganizações operam ordens, instruções, certificados, documentação técnica e outra documentação.
O fluxo interno de documentos por esses motivos deve ser claramente regulamentado para que informações sigilosas não caiam em locais públicos, mesmo na forma de trechos ou partes. Portanto, as informações privilegiadas não pretendem ir além da organização e, às vezes, além dos limites de uma unidade. Nesse caso, essas informações são transferidas de departamento para departamento apenas com a permissão do chefe do departamento e são necessariamente registradas durante a transmissão (mesmo para o arquivo da organização) em diários especiais indicando o destinatário e confirmando sua autoridade para receber (permissão para trabalhar com documentos).
Parâmetros de fluxo de documentos
O fluxo de documentos é um sistema complexo caracterizado pelos seguintes parâmetros:
- conteúdo (ou quais funções ele executa);
- estrutura;
- modo e ciclicidade;
- direção;
- volume;
- outro.
Conteúdo ou funcionalidade
Este parâmetro de fluxo de documentos é uma lista dos documentos utilizados pela organização e a composição das informações contidas nesses documentos. Esse valor é constante para um pequeno número de organizações cujas atividades são muito específicas e constantes ao longo do tempo (geralmente são tribunais, arquivos, registros e outras organizações não produtivas). Para a maioria das organizações, especialmente as de produção, o fluxo de documentos é um valor não constante que mudadependendo de várias mudanças: tipo de atividade, parceiros, tecnologias, materiais, legislação e outros requisitos de mudança de produção e mudanças temporárias.
Estrutura do fluxo de documentos
O conceito e a estrutura do workflow podem ser descritos pelas características com que se dá a classificação dos documentos e sua indexação, todo o sistema de orientação é formado no aparato de referência dos documentos da organização. Normalmente, essa estrutura corresponde ao tipo e propósito do fluxo de documentos.
Modo e ciclos
Esses parâmetros determinam as mudanças na carga de informações recebidas ao longo do tempo. Isso, por exemplo, é um aumento acentuado na quantidade de trabalho com os arquivos pessoais dos candidatos de uma instituição de ensino durante a campanha de admissão ou com os documentos dos alunos durante as sessões e formatura.
Tais mudanças estão relacionadas aos ritmos internos da organização e geralmente são bastante previsíveis e planejadas.
Mudanças na direção do fluxo do documento
Estas alterações estão relacionadas com o conteúdo do trabalho da unidade de processamento de informação. São diferenças nas formas de registro de documentos, formas de acompanhamento dos prazos de execução dos documentos, formas de conhecê-los e, principalmente, aprovação e coordenação de diversos documentos. Mudanças na direção dos fluxos de documentos também serão influenciadas por mudanças internas na estrutura e direção das organizações.
Volume de fluxo do documento
O volume do fluxo de documentos é a quantidadedocumentos (originais e cópias), que podem ser expressos tanto pelo número de documentos em si quanto pelo número de folhas, caracteres, número de artistas e pessoas com quem o documento é acordado. Por exemplo, o número de organizações parceiras com as quais você precisa concordar com um contrato ou com as quais precisa assiná-lo.
O fluxo de trabalho da organização inclui o número total de documentos em todos os fluxos.
Melhoria do trabalho com fluxos documentais na organização
Para melhorar este trabalho, é necessário estudar todo o processo burocrático, estabelecer recomendações claras que tornem o processo tecnologicamente competente: eliminar duplicidade ao trabalhar com documentos, excluir aprovação de documentos por departamentos que não estão relacionados a ele. Quanto maior o fluxo de documentos, mais carregado o aparato administrativo da organização, ou pelo menos a maior parte dele.
Um dos principais pontos para melhorar o trabalho do pessoal com documentos é o nível de treinamento profissional em todas as etapas do fluxo documental, a carga de trabalho ideal do pessoal, a regulamentação clara do trabalho com um documento em cada departamento.
Regulação e padronização com grandes fluxos de documentos possibilitam o uso de mecanização e automação de escritório, reduzem o número de funcionários que trabalham com documentos ao número ideal.
Infelizmente, as informações sobre o volume de fluxos de documentos geralmente são subestimadas devido a métodos contábeis imperfeitos.
Básicorequisitos de modernidade para fluxo de documentos
- Regularidade. Qualquer congestionamento ou falha no fluxo de informações na atividade humana leva à interrupção de todo o sistema como um todo. Um aumento no volume de documentos deve ser considerado e planejado com antecedência.
- Controlabilidade. O fluxo de informações pode e deve ser gerenciado. O sistema de escritório deve ser não apenas estável, mas também flexível em operação; a equipe deve ser treinada universalmente em todas as operações do escritório.
- Melhorar constantemente a eficiência do fluxo de trabalho através da racionalização, mecanização e automação do trabalho.
- Compilação e atualização regular de mapas tecnológicos de rota de movimentação de documentos com indicações de prazos, artistas, etc.
- Padronização de documentos, métodos de processamento, arquivamento adequado, designação de locais de armazenamento para cada documento agilizam a busca de documentos e o trabalho com eles.
