O que é uma "reunião"? A palavra em si vem do "conselho" proto-eslavo, "veche". Naqueles tempos antigos, os eleitos, geralmente os mais sábios e experientes representantes da sociedade, organizavam a reunião. Seu objetivo era discutir um determinado tópico ou problema e tomar decisões que deveriam resolver o problema que havia surgido ou regular a ordem pública.
O Dicionário Explicativo de V. D. Dmitriev revela o significado da palavra nomeada da seguinte forma:
encontro
encontro s., s., usado comp. frequentemente
Morfologia: (não) o quê? reuniões, por quê? reunião, (ver) o quê? reunião, o quê? reunião sobre o quê? sobre a reunião; que? reuniões, (não) o quê? reuniões, por quê? reuniões, (ver) o quê? reuniões, o quê? reuniões sobre o quê? sobre reuniões
1. Uma reunião é uma reunião de várias pessoas para discutir juntos questões práticas e de negócios.
Reunião curta e importante. manhã,reunião urgente. Uma reunião de chefes de departamentos foi marcada para as 10h. Uma reunião de representantes dos círculos empresariais foi realizada em Moscou.
2. A reunião de alto nível na imprensa é chamada de reunião profissional e oficial de chefes de estado.
3. Na prática judicial, uma reunião é chamada de conversa fechada de jurados ou juízes, onde é estabelecida a forma da sentença para o réu.
Ao final do debate, o tribunal retirou-se para deliberar.
Uma reunião - uma perda de tempo ou uma ferramenta eficaz para trabalhar com a equipe? Quem decide quem, quando e com que finalidade participará da reunião? Vamos tentar responder a essas e outras perguntas.
Propósito do evento
As reuniões servem a vários propósitos:
- Durante ela há troca e transferência de informações. Os palestrantes contam sua própria história, informando e educando os demais participantes.
- Durante o relato e debate, todas as situações ou processos são avaliados pelos presentes na reunião. Os critérios de avaliação estão sendo ajustados.
- Para um líder, uma reunião pode substituir todos os procedimentos de avaliação, pois o comportamento de um subordinado e suas reações podem ser usados para julgar sua competência e envolvimento.
- Ajuste competente das ações e adoção de decisões e medidas efetivas.
O chefe decide
Quem vai participar da reunião, a frequência e duração das reuniões, bem como qual é o seu objetivo, o chefe decide.
Depende da dúvida ou problema que causou a necessidaderealizando reuniões. Por exemplo, o diretor precisa de uma decisão colegiada - a aprovação do orçamento. Ele envia um e-mail para todos os funcionários que devem participar da reunião com o conteúdo aproximado:
- representantes (lista de discussão) participarão da reunião, bem como funcionários-chave de outra organização parceira;
- topic - alocação de orçamento para o período;
- lugar - sala de reuniões ampla;
- data e hora - 2018-11-10, sábado, início às 13h e término às 13h50;
- lista de itens da pauta, responsável pelo discurso, prazo para cada questão no anexo.
Tipos e tipos de reuniões
As reuniões são uma poderosa ferramenta de gestão. Entre eles destacam-se:
- formal e informal;
- operacional, final, problemático;
- industrial, judicial e assim por diante;
- por nível: chão de fábrica, liderança, chefes de estado e afins;
- reuniões fechadas e abertas;
- educacional, informativo, explicativo;
- de acordo com o método de comunicação: participação direta na reunião, seletor, videoconferência e assim por diante.
A eficácia da reunião depende da organização das reuniões. Deve levar em consideração a estrutura do empreendimento, as especificidades da interação dos funcionários, os métodos de comunicação, o emprego de cada um dos participantes, a necessidade de resolução dos problemas e sua relevância.
Operacional, final e problemático
Trabalho em equipe bem-sucedido significa constanteinteração de todos os links com o recebimento de feedback. Para isso, em regra, as reuniões operacionais são realizadas no início do dia de trabalho. "Estudantes", "cinco minutos", "reuniões de planadores", "letuchki" - é assim que eles são chamados entre si.
A oficina contará com a participação de colaboradores indicados pelo superior imediato. A lista de questões discutidas é padrão: os resultados do dia anterior, a definição de metas para hoje e assim por diante. Tais reuniões são de curta duração. Eles são realizados regularmente, sobre os quais todos os participantes são notificados com antecedência.
Reuniões de encerramento são convocadas para discutir uma grande quantidade de trabalho. Pode ser:
- período de tempo: temporada, trimestre, reinado e assim por diante;
- conclusão do plano, projeto, tarefa.
Preparações meticulosas estão sendo feitas para tais reuniões. Para participar da reunião sobre a questão final é convidado com antecedência. Os participantes são indicados pelo líder. Ele também especifica a lista de materiais necessários para uma implementação bem-sucedida. O tempo é regulado tanto para cada performance quanto em geral. A reunião é gravada. Todos os participantes devem estar familiarizados com o conteúdo do protocolo.
Reuniões de problemas são organizadas conforme necessário. Via de regra, são circunstâncias de força maior, situações não planejadas. A pessoa responsável pela solução do problema o convida a participar da reunião sobre o problema que surgiu. Os participantes são indicados pelo líder. O tempo não foi definido. Como resultado da reunião, é feita uma solução para o problema, é realizada uma análise das causas de ocorrência,uma lista de medidas preventivas está sendo criada. O registro é necessário.
Convite
"Por favor, participe da reunião sobre a questão de …" - é assim que o texto da carta-convite é geralmente lido. Em seguida, você deve especificar o tema principal, data, local, horário de início e término da reunião. Em seguida, liste as questões que serão levantadas durante a reunião. E marque os responsáveis por cada item. Não será supérfluo indicar o tempo limite para falar em cada uma das questões. As perguntas são organizadas em ordem de importância da solução.
Possíveis erros de reunião
Todos os participantes da reunião são responsáveis por sua conduta bem-sucedida e eficiente. Listamos os erros típicos de participação, organização e conduta:
- ausência, inadequação, imprecisão na formulação do objetivo da reunião;
- preparação insuficiente;
- ausência ou desrespeito aos regulamentos;
- formalização, sem necessidade de reunião;
- Notificação intempestiva, tempo insuficiente para preparar.
Diminua a eficiência das reuniões e atrasos comuns.
Métodos de implementação
Cada congregação tem:
- O assunto é seu propósito, questões e problemas discutidos.
- O alvo são aqueles que vão participar da reunião, pessoal.
A escolha do método de regência depende do sujeito e do objeto. Listamos os principais:
- relatório;
- trocainformações ou opiniões;
- brainstorming;
- discussão.
