Otimização de processos: métodos e objetivos

2024 Autor: Angel Austin | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 05:39

Qualquer processo, qualquer empreendimento e qualquer organização supera várias etapas no decorrer do trabalho, cujo resultado final, de uma forma ou de outra, é atingir o objetivo principal. No desejo de alcançar suas principais prioridades, que originalmente eram prerrogativas de todo o complexo (produção, comércio, educação, logística etc.), os gestores buscam as opções mais promissoras e prioritárias para a execução de suas tarefas. O sistema de gestão existente, mais cedo ou mais tarde, perde seu nível de qualificação no contexto de novos desenvolvimentos, novas implementações, mudanças inovadoras no desenvolvimento de uma determinada indústria. É por isso que os dirigentes das empresas e organizações estão cientes da importância e do significado da necessidade de acompanhar os tempos e as especificidades do processo de desenvolvimento em constante transformação e melhoria de um determinado segmentoAtividades. Seja comércio, produção, indústria, educação, logística - em todo caso, mais cedo ou mais tarde, é necessário recorrer à otimização organizacional ou tecnológica dos processos de gestão de uma determinada empresa.

Conceito

Otimização de qualquer processo é um conjunto de métodos e formas eficazes de melhorar o fluxo deste mesmo processo para obter um resultado mais rápido, mais otimizado e melhor. Ou seja, otimização é um conceito que significa aumento de eficiência, sinônimo da palavra “melhoria”. Para tornar o significado desta definição mais claro, é necessário traçar os recursos de otimização em um exemplo específico.

Digamos que os funcionários do departamento da fábrica de roupas trabalhem juntos em seu local, fazendo turnos seis dias por semana e trabalhando nove horas. A produtividade de seu trabalho diminui visivelmente no final da tarde e seu desempenho torna-se menos produtivo no final da semana, quando as capacidades físicas dos trabalhadores secam. Assim, o volume de trabalho realizado por eles diminui, a qualidade de seu desempenho piora, como resultado da queda da demanda por produtos manufaturados e, posteriormente, do nível geral de renda da fábrica de roupas. Um gerente racional que supervisiona diretamente esses funcionários, tendo percebido uma tendência tão negativa, deve imediatamente tomar medidas para otimizar o processo de produção. Para fazer isso, ele precisa elaborar um plano para melhorar a eficiência do trabalho neste local de produção e levar em consideração todas as nuances que acompanham o processo. Parapor exemplo, é necessário calcular quais serão os custos do empreendimento se uma terceira pessoa for contratada para ajudar os trabalhadores ou se as meninas forem oferecidas para trabalhar em turnos com aumento da jornada diurna e diminuição do número de saídas por mês. Assim, colocando uma terceira pessoa em costureiras auxiliares, será possível obter um aumento na velocidade e no volume de trabalho realizado em um terço. E se você economizar no salário de um terceiro funcionário e levar duas meninas em turnos em dias alternados, no fim de semana elas terão a oportunidade de ganhar força e trabalhar muito mais e mais rápido nos dias úteis.

E assim é em qualquer segmento da indústria - os problemas emergentes no processo de funcionamento de qualquer empresa exigem a sua eliminação obrigatória através da elaboração de um plano de ação específico visando otimizar o fluxo de trabalho como um todo.

Metas e objetivos

Como qualquer procedimento aplicado pela administração de uma empresa ou organização no curso de suas atividades diretas (seja uma instituição orçamentária educacional, uma empresa comercial ou um complexo industrial), um programa para aumentar a capacidade de produção é necessariamente visando atingir metas e objetivos específicos. A otimização de processos em uma empresa de qualquer ramo de atividade setorial é caracterizada pelos principais pontos-chave:

• aumento da produtividade da empresa;
• melhorar a qualidade do serviço para potenciais clientes e visitantes;
• melhorar a competitividade do mercadoserviços prestados;
• modernização dos processos fundamentais do ciclo produtivo;
• aumentando a lucratividade da empresa;
• avaliação da relação entre mão de obra e recursos físicos existentes com o custo de sua manutenção;
• expansão do negócio (se necessário).

Naturalmente, o objetivo principal e peremptório de qualquer empresa operando em bases comerciais será o lucro. Nesse sentido, as tarefas e objetivos de otimização dos processos de gestão das atividades comerciais do comércio serão voltados exclusivamente para aumentar a eficiência das capacidades produtivas e aumentar as vendas.

No que diz respeito à estrutura orçamentária, aqui a ênfase está na melhoria da qualidade do trabalho dos funcionários dentro da própria organização. Por exemplo, a otimização do processo educacional ou a otimização do complexo educacional (pré-escola, escola, universidade) como um todo deve visar a melhoria dos métodos de ensino, atraindo apenas especialistas e professores altamente qualificados, alterando a estrutura do currículo do especificidades do ensino, a fim de maximizar o retorno dos alunos. Aqui, o objetivo é tornar o processo de aprendizagem mais fácil, mais simples, mais claro para os alunos, mas ao mesmo tempo, o fator de eficiência deve permanecer no mesmo nível ou até aumentar.

Métodos

Não é preciso dizer que para atingir as metas e objetivos estabelecidos, é necessário primeiro desenvolver um conjunto de atividades relevantes quecontribuirá diretamente para a obtenção do resultado desejado no final. Para isso, estão sendo desenvolvidos métodos adequados para otimizar processos em diferentes níveis. Em outras palavras, para alcançar o que você deseja, você precisa pensar em maneiras pelas quais esse desejo pode ser obtido.

Naturalmente, dependendo da direção da atividade de uma determinada empresa ou organização, os métodos de otimização dos processos de trabalho em cada empresa em particular diferem. Mas, em geral, diferentes formas de melhorar a eficiência no funcionamento de empresas de diferentes estruturas setoriais ainda estão voltadas para as mesmas áreas prioritárias em desenvolvimento.

• Método de exclusão - prevê a eliminação daqueles fatores externos e internos de reprodução que atuam como obstáculos e obstáculos e impedem a empresa de aumentar sua lucratividade.
• Método de simplificação - envolve a redução do nível de complexidade na estrutura do processo de produção (vendas, educação, logística), dispersando a quantidade principal de trabalho em segmentos e seções separadas.
• Método de padronização - caracterizado pela introdução de novos programas, tecnologias inovadoras, técnicas, produtos, componentes e etapas fundamentalmente diferentes na promoção do fluxo de trabalho.
• O método de redução é devido à necessidade de reduzir produção, recursos, mão de obra, sobras, custos financeiros.
• Método de aceleração - prevê a necessidade de reduzir as perdas de tempo, bem como a introdução de umengenharia, simulação, design de amostra rápido e automação de fluxo de trabalho.
• Método de mudança - as áreas mais falhadas que retardam o processo de produção devem ser substituídas por outras fundamentalmente novas, eficazes e eficientes. Materiais de baixa qualidade devem ser substituídos por um bom produto, uma técnica ineficaz deve ser substituída por um aparato operacional eficaz, etc.
• Método de interação - todo o trabalho na empresa deve ser realizado em uma equipe bem coordenada e unida por um único objetivo e ideia. A interação dos colaboradores em diferentes níveis de subordinação hierárquica e o trabalho produtivo conjunto contribuirão para a concretização das metas e objetivos que são estabelecidos para a equipe como um todo.

Para compreender como se pode conseguir a otimização de sistemas e processos nas áreas de atividade mais prioritárias, é necessário aprofundar cada um deles.

No controle

Tomada de decisão é o componente mais importante do complexo de gestão em qualquer empresa, seja manufatura, comércio ou orçamento. Qualquer otimização de processos na organização envolve de alguma forma o envolvimento do fator humano. Como o processo de trabalho será construído, e como os recursos humanos irão interagir nesse processo, determina a produtividade da empresa como um todo. Um gerenciamento bem projetado e a capacidade de implementar métodos eficazes de funcionamento no processo de gerenciamento como um todo não apenas otimizarãoa estrutura de relacionamento entre os funcionários, mas também para aumentar a rentabilidade do empreendimento como um todo.

Então, quais métodos podem ser utilizados para alcançar a produtividade da gestão como principal ferramenta de gestão de uma empresa?

• Garantir a facilidade de gerenciamento - quanto mais simples for formada a estrutura de interação e subordinação hierárquica de alguns funcionários a outros, mais rápidos e proveitosos todos os processos ocorrerão como um todo.
• Introdução de novas propostas para aumentar os indicadores de qualidade dos produtos fabricados em um sistema de gestão existente.
• Auxílio na redução de um indicador como a dependência da empresa do componente humano - significando a transição para sistemas automatizados de mão de obra.
• Estabelecimento obrigatório de controle sobre os resultados do empreendimento, bem como posterior análise de sua rentabilidade, com base na avaliação de fatores específicos.
• Minimizando custos e despesas nos segmentos em que é mais racional.
• Divisão de responsabilidades planeada e lógica e respetivas competências entre os departamentos funcionais da empresa.
• Efetuar uma verificação total da repetição das mesmas tarefas executadas por diferentes departamentos para evitar a distribuição irracional do tempo de trabalho e das responsabilidades funcionais.

Qual é o principal objetivo da otimização dos processos de gestão? O fato de que um plano de ação para a introdução de métodos produtivos ea eliminação de atividades ineficientes permite reduzir os custos da empresa como um todo, sem prejuízo dos interesses dos colaboradores.

Em produção

A regra fundamental de uma empresa lucrativa e de produção eficiente é aumentar a diferença entre o custo de fabricação de um produto e seu preço de venda. Ou seja, se falamos especificamente de uma empresa manufatureira, então todo o objetivo do trabalho aqui é garantir que o preço do produto final justifique os custos associados à sua produção. E quanto maior a diferença entre custo e custo, mais lucrativa e produtiva é considerada a produção (claro, no caso em que o preço de uma unidade do produto acabado é maior do que os custos necessários para fabricá-lo).

Como é possível otimizar os processos de produção? Quais métodos são usados para aumentar sua eficácia?

• A reestruturação do sistema de contabilidade de custos é um componente fundamental e principal do processo de otimização. Somente uma abordagem competente e correta de reciclagem e redistribuição de custos pode levar a produção a um novo nível.
• Cálculo e análise do custo atual de produção - estamos falando do cálculo do custo das matérias-primas, dos salários dos funcionários da empresa, pagamento de serviços de utilidade pública, depreciação de equipamentos, etc.
• Transformando o ciclo produtivo - identificando momentos críticos no ciclo produtivo e eliminando fatores que dificultam o processo.
• Modernizaçãoequipamentos - a substituição de equipamentos de trabalho antigos e totalmente depreciados por novos equipamentos técnicos permitirá aumentar em várias vezes a eficiência na produção.
• Aumento da capacidade produtiva - a expansão da produção serve de base para o aumento da lucratividade do empreendimento a partir da aquisição de novas oportunidades.
• Automação do fluxo de trabalho - Ao reduzir o custo do pagamento de salários aos funcionários adicionais contratados, o gerenciamento de uma fábrica tem a oportunidade de economizar uma quantia significativa de dinheiro.
• Identificação da lista ótima de matérias-primas compradas - uma análise dos estoques realmente necessários, que são adquiridos pela empresa para a produção do produto acabado, ajuda a identificar áreas exclusivamente prioritárias (os lotes mais vendidos) e concentre-se neles.
• Minimização de resíduos - para otimizar custos, é necessário utilizar materiais recicláveis, utilizar instalações de reciclagem, não jogar fora resíduos que são bastante adequados para reciclagem e reutilização.
• Construção de sua própria subestação elétrica - grandes empresas gastam enormes quantias de dinheiro no fornecimento de energia às oficinas. A construção de nossa própria usina de distribuição permitirá reduzir esses custos ao mínimo. No entanto, deve-se notar que tais oportunidades são inerentes apenas aos grandes fabricantes.

No comércio

Empresas comerciais, bem como empresas manufatureiras, se esforçam para aumentar suaeficiência para atrair grandes investimentos e aumentar o lucro líquido das vendas. A otimização do negócio comercial se manifesta principalmente nas seguintes etapas metodológicas:

• organização correta do planejamento;
• previsão e pesquisa de mercado;
• ocupando o nicho certo no mercado de bens e serviços;
• identificando as necessidades de um potencial comprador;
• substituir fornecedores não rentáveis por outros de maior prioridade;
• comprar exclusivamente bens de retorno;
• estimulação de demanda adicional (publicidade);
• expansão da gama de produtos (extremamente racional);
• preço correto;
• melhorar o marketing e as vendas de produtos.

Empreendimento comercial, como nenhum outro, visa principalmente ganhar dinheiro e obter lucro. Portanto, a otimização dos processos de vendas visa diretamente aumentar a rentabilidade de uma empresa comercial.

Em Pedagogia

As instituições de educação pré-escolar e os jardins de infância, sendo instituições orçamentárias, sofrem de métodos conservadores de condução do processo educacional não menos fortemente do que as estruturas não estatais. Aqui, os professores têm que trabalhar não com produtos materiais de produção final, mas com os conhecimentos, habilidades e habilidades que podem e devem colocar nas mentes da geração mais jovem. O nível de conhecimento que o atual sistema pedagógico pedagógico proporciona hoje é naturalmente reguladoGOSTs existentes e regras prescritas. Mas quão eficaz é o ensino de hoje? E de que depende o aumento da eficiência do processo pedagógico?

Otimização das atividades educacionais é frequentemente direcionada a:

• ativação de canais de percepção - aceitação de informações específicas pelas crianças e sua assimilação ativa;
• desenvolvimento de um conjunto de medidas para atrair maior atenção das crianças para o processo educativo e aprendizagem de novas competências;
• introdução dos mais recentes métodos de educação que aumentam o envolvimento das crianças no processo educativo;
• utilizando exemplos visuais para consolidar rapidamente as informações recebidas e a capacidade de pensar associativamente;
• uso de testes operacionais;
• crianças participando da preparação direta de alguns aspectos da aula;
• gerenciamento de tempo eficiente.

Entre outras coisas, a otimização do trabalho dos educadores nos jardins-de-infância é conseguida através da melhoria constante das suas qualificações, complementando os seus próprios conhecimentos com as mais recentes ideias e especificidades do ensino em instituições pré-escolares. Somente um professor competente e qualificado pode colocar informações no desenvolvimento das crianças de forma correta, inteligível e correta. E este, por sua vez, é o principal objetivo de qualquer jardim de infância.

Em educação

Não menos elevados são os requisitos para otimizar os processos educativos da educação escolar e pós-escolar. Professores de escolas de educação geral e professores universitários precisam de recertificação ainda mais frequente do que professores de instituições pré-escolares. O quesão os aspectos fundamentais para otimizar as atividades de professores e palestrantes em sala de aula?

• Trabalhe para garantir a correta percepção primária do material didático - para que os alunos (alunos) se interessem pelo material apresentado pelo professor, este precisa trabalhar muito e pensar em como melhorar a apresentação de um novo topico. Afinal, é o grau de envolvimento do aluno no processo de trabalho que determina como ele aprenderá o material no futuro.
• Assimilação do conhecimento adquirido - a mera capacidade de transmitir o tema da aula para o público da palestra não é suficiente para que o conhecimento se enraíze na mente dos alunos. Portanto, o professor (professor) é obrigado a construir seus exercícios práticos com a demonstração obrigatória de exemplos fáceis, simples e compreensíveis. Isso aumenta muito a capacidade dos alunos de lembrar as novas informações recebidas.
• Aplicando as habilidades adquiridas - a realização de todo tipo de experimentos em oficinas ou trabalhos de casa na forma de aplicação criativa do conhecimento adquirido é considerada uma técnica eficaz na otimização do estágio de fixação no domínio do tópico.

O objetivo principal de otimizar o processo educacional é a apresentação de qualidade do material pelo professor e o uso otimizado de suas habilidades para aumentar a eficiência da assimilação de novas informações pelos alunos.

Em logística

Grandes centros logísticos envolvidos no transporte, transporte de cargas e comunicação com empreiteiros também requerem medidas obrigatórias para otimizar os processos logísticos. O que ela fazdirigido?

• Planejamento de operações com base na relação de tempo e indicadores financeiros, com foco no lema "tempo é dinheiro".
• Uso ativo das mais recentes tecnologias de informação - o uso de laptops compactos e outros gadgets para se comunicar com transportadoras, transitários, clientes.
• Cálculo sistemático de recursos financeiros e trabalhistas para o transporte de mercadorias do ponto A ao ponto B, com base na avaliação da rentabilidade e rentabilidade desse transporte.
• Minimização de riscos durante o transporte de carga, construindo um sistema de depreciação em caso de dano à carga por culpa do transportador ou despachante.
• Minimizar o risco de danos à carga devido às condições de temperatura ou tempo (comprar entrepostos frigoríficos, observando as regras de armazenamento de carga na forma de perecíveis).

Na organização

A otimização dos processos tecnológicos está intimamente relacionada ao trabalho bem organizado na empresa como um todo. A eficácia do seu funcionamento depende de como é construída a estrutura organizacional da empresa. E decorrente do fato de que a estrutura da empresa é inteiramente baseada nos funcionários e nas funções que desempenham, a tarefa organizacional mais importante de qualquer empresa é a otimização do pessoal. Estes incluem:

• redução do custo do empregador para garantir a atividade laboral;
• aumento das qualificações reais dos funcionários;
• automação do trabalho - substituição do trabalho físico por máquina;
• livrar-se de funcionários ineficientes - downsizing;
• melhoria do sistema de gestão de pessoal.

Aqui está apenas uma pequena lista dos pontos que são fundamentais na reorganização da gestão de pessoas. Mas eles refletem os principais aspectos que contribuem para o alcance do objetivo principal de otimizar os processos da organização na empresa - minimizar custos.