É muito fácil se confundir no ciclo dos acontecimentos da vida. As crianças são ensinadas a distribuir seu tempo corretamente pelos adultos, que muitas vezes deixam tudo para mais tarde. Via de regra, esse “depois” nunca chega. Todos os casos planejados são suavemente deixados de lado por outros e, no final, se transformam em um amontoado contínuo de tarefas não resolvidas.
O problema na maioria das vezes não está no número de casos, mas em um cronograma irracionalmente elaborado. As pessoas não prestam a devida atenção ao planejamento de suas atividades. Mas, tendo gasto um pouco de tempo pessoal aprendendo os conceitos básicos de gerenciamento de tempo, você pode economizar tempo significativamente no futuro. Então na vida haverá um lugar não apenas para problemas eternos, mas também para você e sua família. Uma das técnicas de planejamento mais simples e eficazes é o princípio de Eisenhower.
Qual é a essência da técnica?
O princípio da matriz de Eisenhower é a distribuição competente de tarefas dependendo do grau de sua importância. Isso ajuda a dividir toda a lista de tarefas em importantes e não importantes, urgentes e não muito importantes. Usando a matriz, você pode determinar o período de tempo que será necessário para resolver o problema,afinal, algo requer mais atenção, e algumas coisas não valem cinco minutos gastos nelas.
Para alcançar o sucesso, você precisa seguir um certo algoritmo. A ordem das ações necessárias depende da prioridade das tarefas. Como regra, vários fatores interferem na concentração em um objetivo: problemas pessoais, pessoas ao seu redor, hábitos e assim por diante. O método Eisenhower pode ajudar a se livrar das fraquezas e focar apenas em ações úteis.
Como esse princípio se originou, quem o formou?
O trigésimo quarto presidente dos Estados Unidos da América, Dwight David Eisenhower, substancia o princípio descrito de gerenciamento de tempo. O político não podia deixar uma única tarefa sem solução, então tentou tornar sua agenda o mais racional e otimizada possível. Como resultado, Eisenhower transformou todas as tarefas em uma matriz.
Hoje, funcionários de escritório, gerentes e líderes seniores usam o método do presidente. Isso sugere que essa forma de priorização é realmente eficaz e relevante.
O que é a Matriz de Dwight Eisenhower?
O quadrado de Eisenhower (ou os princípios do planejamento do tempo) é baseado na construção de uma matriz. As bases da matriz são o eixo de importância (abscissa) e o eixo de urgência (ordenada). Sua intersecção mútua dá quatro quadrados, cada um dos quais é preenchido com tarefas, de acordo com sua distribuição.
Então, para começar, você deve decidir o que é importante e o que é urgente. Coisas importantes têm o maior impacto na realizaçãoresultado, e tarefas urgentes exigem execução imediata. Em geral, é formada uma imagem que dá uma visão completa do estado das coisas.
A Matrix permitirá que você defina as prioridades certas - o que pode esperar e o que não será atrasado.
O que há no quadrado A?
O primeiro quadrado, localizado no canto superior esquerdo, é chamado de quadrado A. As tarefas mais importantes e urgentes estão escritas nesta célula. Idealmente, esse quadrado deve estar vazio, pois um tempo racionalmente distribuído permite evitar a presença de casos desse tipo em princípio.
Matérias importantes incluem:
- problemas de saúde que geralmente ocorrem nos momentos mais inoportunos;
- o que pode ter um impacto negativo no desempenho;
- coisas que, se não forem feitas, podem levar a novos problemas.
O autocontrole de uma pessoa é responsável pela plenitude desta quadratura. Afinal, se novos casos aparecerem na célula A todos os dias, o princípio de Eisenhower não ajudará. Aqui você deve se voltar para o gerenciamento de tempo em princípio, mas primeiro você precisa lidar com todos os casos que preencherão o quadrado A em um futuro próximo.
Apesar da maior prioridade deste quadrado, é possível transferir a solução dos problemas que preenchem a célula para outra pessoa. Mas isso é apenas se isso for possível, e as coisas não exigem necessariamente participação pessoal.
Quais tarefas o quadrado significaEm?
Esta parte da matriz é preenchida com atividades diárias. Como regra, tudo o que merece mais atenção é incluído aqui. Estes são assuntos importantes, mas não urgentes, a maioria dos quais estão relacionados à atividade principal de uma pessoa. A baixa urgência das tarefas permitirá que você não tome decisões repentinas, e uma abordagem construtiva e razoável permitirá concluir todas as tarefas com mais eficiência.
Pessoas que resolvem principalmente problemas do Quadrante B são mais produtivas. Com bons resultados no trabalho, essas pessoas têm tempo suficiente para suas vidas pessoais, não sofrem estresse constante. Este quadrado é composto por tarefas pouco importantes e, talvez, até certo ponto cotidianas, mas é delas que consiste principalmente a atividade humana.
Tarefas do setor B têm um forte impacto tanto no moral quanto na condição material. São atividades esportivas, dieta, sono, estudo e trabalho - aquelas coisas que você não pode prescindir, mas geralmente prestam menos atenção, deixando muito passar por si.
Quais são os casos no quadrado C?
Square C inclui aquelas coisas que não o aproximam do seu objetivo querido, mas, pelo contrário, retardam os eventos, adiam a implementação de tarefas realmente importantes. Na maioria das vezes, exigem um investimento urgente de tempo, mas distraem e desencaminham. Aqui é importante lembrar sempre dos resultados de suas atividades e objetivos e não passar para o secundário.
Neste setor, você pode incluir com segurança as tarefas domésticas e as promessas feitas a alguém. Em geral, isso não é tantoimportante quanto urgente.
O que está no quadrado D?
Para quem não sabe planejar bem o tempo, as coisas desse quadrado são as que mais demoram. Essas tarefas podem ser chamadas não de problemas, mas de preocupações agradáveis, que, além disso, não trazem nenhum benefício racional. A influência do quadrado D deve ser, se não eliminada, pelo menos reduzida.
Não substitua o descanso pelo monitoramento sem rumo das redes sociais, assistir programas de TV ou séries, tagarelar vazio no telefone. O tempo livre também pode ser gasto em benefício próprio e dos outros: família, entes queridos e amigos.
Onde é usado o princípio de Dwight Eisenhower?
O método descrito de distribuição de tarefas é usado não apenas para racionalizar o tempo. A análise acelerada de acordo com o princípio de Eisenhower é usada, por exemplo, para determinar as funções necessárias das instalações de varejo. A melhoria do produto em todos os estágios do ciclo de vida é chamada de análise de custo funcional (FSA). Este princípio combina métodos econômicos e técnicos para determinar a relação das propriedades do produto com o custo dele. O último deve ser lógico e valer a pena.
Qual é o princípio de Eisenhower na FSA, estudado por muitos especialistas de países com economia de mercado: França, Alemanha, Grã-Bretanha, EUA. Como resultado, descobriu-se que, para determinar o alcance das funções relevantes do objeto,é importante observar as proporções entre sua necessidade e custo. O princípio de Eisenhower na FSA é analisar o produto e distribuir suas propriedades em três categorias:
- Categoria A. Funções principais ou fundamentais: a finalidade direta das mercadorias, cuja provisão exige mais recursos.
- Categoria B. Recursos secundários do produto relacionados ao principal. A presença de tais adições é bem-vinda, mas a ausência não afeta muito as vendas.
- Categoria C. Recursos extras, cuja ausência em nada afetará a qualidade do produto. Ao evitar gastos com complementos completamente desnecessários, você pode economizar muito.
Praticando o Princípio de Eisenhower
Não é absolutamente necessário distribuir as tarefas exatamente na forma de uma matriz - em um quadrado, mas no começo você pode fazer exatamente isso para garantir a visibilidade. É conveniente converter a visualização padrão da matriz em várias listas ou um plano geral, onde os casos de diferentes quadrados são destacados em cores. Assim, por exemplo, tarefas urgentes e importantes (quadrado A) podem ser escritas em tinta vermelha, importantes, mas não urgentes em verde (setor B), tarefas sem importância, mas urgentes (quadrado C) em azul e preto - sem importância e não-importantes. urgente. Ao mesmo tempo, o grau de importância de um caso particular deve ser avaliado não na mente, mas no papel. É assim que as tarefas ganham forma e sua execução se torna mais real.
Por que esse método deve ser usado?
PrincípioDwight Eisenhower pode ajudar a mudar sua vida em termos de racionalização de seu tempo pessoal. O uso desse método permite que você gaste menos tempo em tarefas desnecessárias e se concentre nas coisas mais promissoras, além de dedicar tempo suficiente ao descanso adequado, evitando os chamados desperdiçadores de tempo: televisão, vagar sem rumo pelas extensões da Web e semelhantes.
Uma pessoa que aplica os princípios de gerenciamento do tempo em suas atividades diárias não é apenas mais bem-sucedida do que outras, de acordo com as estatísticas, mas também mais saudável, pois não sofre estresse constante associado a congestionamentos e prazos constantes. Definir prioridades (princípio de Eisenhower ou qualquer outro) ajudará a otimizar suas atividades de vida em todas as áreas.
