Em várias áreas de atividade de pessoas físicas e jurídicas, é utilizado o sistema de classificação de documentos aprovado no território da Federação Russa. A compilação, armazenamento, circulação e uso de papéis é realizado por uma disciplina como o trabalho de escritório. Neste artigo estudaremos todos os seus aspectos. Considere o conceito e a classificação dos documentos, sua funcionalidade e outros aspectos do problema.
Trabalho de escritório: disposições gerais
Para começar, refira-se que o suporte documental é uma área de atividade especial, que consiste na conceção, formação, armazenamento e processamento de papéis. É da aparência do documento e das informações nele contidas, como a organização do trabalho com ele é implementada, que depende em grande parte a oportunidade e a correção de tomar uma ou outra decisão de gestão, que tem algum grau de importância. Os papéis levam em conta e refletem as atividades de empresas, empresas, firmas. Nessa conexãoA manutenção de registros serve como uma prescrição da lei. No processo de auditoria, em primeiro lugar, os documentos que registram as atividades da empresa estão sujeitos a revisão.
Quadro Legislativo
Antes de analisar os tipos de documentos e sua classificação, é aconselhável familiarizar-se com o quadro legislativo. Assim, a Lei Federal, que regulamenta a informação e sua proteção, estabelece a obrigação de documentar a informação e define uma série de configurações básicas. O referido ato normativo também visa regular as relações decorrentes do desenvolvimento e posterior uso das tecnologias da informação. Ress alta-se que a obrigatoriedade da documentação é estabelecida por outras leis. Em particular, o Código Civil da Federação Russa determina o quadro jurídico das atividades e o procedimento correspondente para o trabalho de escritório. O Código Tributário da Federação Russa estabelece documentos fiscais padrão, que também constituem uma das classificações de documentos. Por meio deles, é fornecida a contabilidade do trabalho comercial de indivíduos e organizações, bem como a pontualidade das deduções de pagamentos de impostos e taxas ao orçamento do Estado.
Além disso, a Lei vigente define amostras de trabalhos. Assim, o Código Civil da Federação Russa prevê requisitos para o conteúdo e composição de contratos constituintes, acordos, cartas e assim por diante. Os regulamentos estabelecem as formas desses documentos que devem ser enviados usando os vários métodos usados hoje.
Classificação de documentos RF
Vale a pena notar que o sistema administrativo de trabalho de escritório da Federação Russa inclui uma classificação de natureza multinível. É aconselhável considerá-lo com mais detalhes. A classificação principal dos documentos pressupõe a presença dos seguintes componentes:
- Papéis organizacionais e administrativos. É aconselhável incluir aqui decisões, protocolos, instruções, cartas, ordens, disposições.
- Papéis de referência e informativos incluídos na classificação de documentos de natureza geral. Estamos falando de certidões, memorandos, atos, telegramas, cartas e assim por diante.
- De acordo com o pessoal. É importante notar que esta classificação de documentos inclui declarações, livros de trabalho, características, contratos, pedidos, etc.
É costume destacar tais formas de documentos como individual, modelo e padrão. As amostras apresentadas compõem sua classificação de documentos por finalidade.
Outros tipos de documentos
Vale a pena saber que os documentos podem ter conteúdo simples ou complexo. A classificação dos documentos contábeis no local de aceitação implica a presença de papéis externos e internos. A julgar pela origem, distinguem entre documentos pessoais e oficiais. De acordo com o prazo de validade, costuma-se classificar os títulos em permanentes, bem como mais ou menos de 10 anos. De acordo com o sinal de publicidade, foi adotada uma classificação especial dos documentos normativos, implicando a presença de papéis secretos e não secretos. Deve-se acrescentar que o primeiro grupo inclui informações confidenciais e completamentedocumentos secretos. De acordo com o método de gravação, costuma-se distinguir entre materiais sonoros, manuscritos, eletrônicos, gráficos, fotográficos, fílmicos e assim por diante. O último agrupamento também é chamado de classificação de documentos por características.
Documentos urgentes e não urgentes
Os títulos podem ser classificados em urgentes e não urgentes. De acordo com as etapas, costuma-se distinguir rascunhos, extratos, originais (ou seja, originais), bem como cópias. Documentos de natureza estatal estão incluídos em uma categoria separada. De acordo com a legislação vigente, as estruturas autorizadas emitem instruções, ordens, instruções, ordens, resoluções, decretos e decisões.
Documentação primária
É aconselhável considerar separadamente uma categoria bastante volumosa de documentos primários. Isso inclui documentos com informações básicas obtidas no processo de pesquisa, desenvolvimento, observação e outras atividades sociais. Deve-se notar que a documentação primária no departamento de contabilidade é formada durante a implementação de operações de importância econômica. Atua como evidência ou evidência de certos fatos que já foram realizados. O grupo de documentos de origem inclui, por exemplo, certificados, atos, faturas, garantias e assim por diante. Para a maioria deles, são aprovados formulários unificados especiais. Por exemplo, até o momento, foram estabelecidos formulários especiais de documentos para contabilização de operações comerciais, ativos fixos, liquidações em dinheiro e mão de obra.
Detalhes do documento
Se não houver um formulário unificado para um determinado papel, um formulário interno é formado na empresa. No entanto, em qualquer caso, alguns detalhes devem estar presentes lá:
- Nome do documento.
- Data da compilação.
- Nome da organização.
- A essência da operação de importância econômica.
- Dispositivos de medição.
- Lista de funcionários que atuam como responsáveis.
- Assinaturas pessoais de funcionários autorizados.
Trabalho de escritório interno
De acordo com as instruções da direção da estrutura e por iniciativa dos chefes de departamentos independentes, é relevante o desenvolvimento de várias disposições. Este agrupamento de trabalhos inclui atos padrão e individuais. Note-se que o conteúdo deste último diz respeito principalmente às unidades de gestão, departamentos, oficinas que fazem parte da estrutura organizacional da empresa. A documentação típica, via de regra, diz respeito às oficinas da produção principal.
Você precisa saber que a minuta do regulamento é formada pelo contratante, após o que é acordado com o departamento jurídico da empresa. Se surgirem objeções ou comentários, eles são declarados em um papel separado ou em uma segunda via do atual. O ato-chave de natureza administrativa na empresa é a ordem do diretor. Com a ajuda deste documento, podem ser elaborados o procedimento para a atividade da estrutura, decisões e instruções, vários tipos de eventos, resultados de trabalhos ou resultados de auditorias.
Relatório, nota explicativa e de serviço
Um memorando é um documento que declara um determinado fato ou questão, conclusão ou proposta. Vale saber que pode ser enviado para a direção da organização ou para uma estrutura superior. Um memorando deve ser entendido como um tipo de carta, uma das formas do tipo interno de correspondência em uma empresa. Como regra, é enviado de divisões estruturais para absolutamente qualquer destinatário da empresa. A exceção aqui é a orientação direta. Deve-se ter em mente que um memorando também pode ser enviado por um funcionário específico da empresa. O documento nomeado pode ser definido como informativo, proativo ou de relatório.
Uma nota explicativa deve ser considerada como um documento que serve de explicação do conteúdo de certas disposições do ato principal (programa, relatório, plano). Além disso, ela pode explicar os motivos do não cumprimento das instruções da liderança ou violação da disciplina.
Instruções
As instruções são atualmente classificadas em dois grupos. Os documentos incluídos na primeira categoria regulam o procedimento para realizar um determinado processo em uma empresa, do qual participam funcionários, divisões etc. Deve-se notar que são as descrições de cargos (o segundo grupo) que determinam os direitos, deveres, responsabilidades e funcionalidades de funcionários específicos. Esses papéis podem servir como explicação do procedimento segundo o qual as instruções de ordens e leis (decretos, ordens, etc.) devem ser executadas. Deve-se acrescentar que as descrições de cargospode ser de duração fixa ou permanente. No entanto, os títulos perpétuos são revisados e revisados a cada 3-5 anos de qualquer maneira.
Conclusão
Então, consideramos o conceito, as principais classificações dos títulos e outros aspectos do tema. Em conclusão, deve-se notar que hoje o trabalho de escritório no território da Federação Russa é uma categoria bastante desenvolvida. Na fase actual da vida humana, esta actividade inclui assegurar a formação competente e atempada dos documentos necessários, bem como organizar o trabalho com actos (nomeadamente, recepção, transmissão, tratamento, preparação, controlo, armazenamento, registo, sistematização, preparação para arquivamento e destruição). A regulamentação da tecnologia de escritório é implementada de acordo com uma série de áreas. É aconselhável incluir a normalização, regulamentação legislativa, bem como a formação de atos jurídicos e normativos e metodológicos de importância nacional.
De uma forma ou de outra, a organização e posterior manutenção de registros exigem a presença obrigatória de habilidades especiais e conhecimentos profissionais. Assim, para a implementação deste trabalho nas empresas, são criados departamentos ou serviços adequados. Vale ress altar que nas pequenas empresas, os secretários estão envolvidos em trabalhos de escritório, e os funcionários autorizados pelo chefe são responsáveis pelo estado dos documentos da empresa. Em qualquer caso, cada agrupamento de documentos deve ter seu lugar. Geralmente eles são armazenados em armários especiais à prova de fogo. EFinalmente, os funcionários podem estar sujeitos a ação disciplinar por manutenção inadequada de registros. Isso deve ser lembrado ao aplicar o conhecimento na prática.
