A comunicação é essencial para o sucesso de qualquer organização. Este é um tipo de "sistema circulatório" de qualquer empresa. Executivos de sucesso, gerentes de topo e profissionais competentes alcançaram o sucesso em grande parte devido às habilidades de comunicação. Como fortalecer e desenvolver simultaneamente a comunicação interpessoal, grupal e organizacional será descrito em detalhes em nosso artigo.
Processo de comunicação - o que é?
Comunicação é um procedimento de troca de informações, com base no qual o gestor adquire as informações necessárias para a tomada de decisões efetivas, e também traz as decisões tomadas aos funcionários da empresa. No caso de um desempenho de comunicação ruim, as decisões podem se tornar errôneas. As pessoas não entenderão bem o que as autoridades exigem delas, e isso está repleto de rupturas nas relações interpessoais. A eficácia dos processos de comunicação é muitas vezes determinada pora qualidade das decisões e como elas serão implementadas no futuro.
A informação desempenha um papel especial na implementação da comunicação interpessoal e organizacional. Este é o resultado da comunicação, a manifestação externa do procedimento comunicativo. A informação ocupa um lugar especial no comportamento verbal de uma pessoa. Passa de um assunto para outro. Ao mesmo tempo, indivíduos, grupos ou organizações inteiras podem atuar como sujeitos aqui.
A comunicação pode ser feita transmitindo ideias, opiniões, habilidades, fatos, percepções ou sensações. Requer obter a resposta desejada em resposta. Ao mesmo tempo, deve-se levar em consideração que o sistema de comunicação e informação organizacional são fenômenos diferentes, embora estejam interligados. Assim, a comunicação não é apenas o que é transmitido, mas também como esse “algo” é transmitido. A informação é apenas parte integrante do processo de comunicação.
Sistema de Comunicação Organizacional
Comunicação é um processo no qual duas ou mais pessoas trocam certas informações. O principal objetivo da comunicação organizacional é alcançar uma compreensão das informações a serem trocadas. Afinal, o próprio fato da troca não garante o sucesso do procedimento implementado.
O sistema de comunicação organizacional é composto por vários assuntos:
- remetente - pessoa que gera uma ideia ou seleciona uma informação para transmissão;
- canal - um meio de transmitir um conjunto de informações;
- recipient - a pessoa que recebe a informação e a interpreta;
- mensagens - informações diretas codificadas em uma série de caracteres específicos.
Remetente e destinatário são as duas entidades principais. Durante o processo de comunicação, eles passam por várias etapas inter-relacionadas. Sua tarefa é compor uma mensagem e usar um canal para transmiti-la de tal forma que ambas as partes interpretem a ideia original da mesma maneira. Esta é uma tarefa bastante difícil, pois cada passo a mais pode distorcer o significado da ideia.
Os quatro estágios da comunicação interpessoal e organizacional são assim:
- gerando uma ideia;
- codificação e seleção do canal de transmissão de informações desejado;
- transmissão de informações;
- decodificação.
Um pouco mais sobre cada passo.
Elementos de comunicação
Muitas vezes, o procedimento de comunicação pode levar apenas alguns segundos e, portanto, é muito difícil destacar etapas específicas nele. No entanto, os sociólogos identificaram e analisaram quatro etapas principais do processo de comunicação.
A primeira etapa é chamada de geração de ideias. A comunicação organizacional é um procedimento que se inicia com a formulação de determinada informação. O remetente resolve o problema entregando uma mensagem. Muitas vezes, essas tentativas falham já no primeiro estágio, pois o remetente não gasta tempo suficiente pensando na ideia.
Muitos especialistas enfatizam a importância, mesmo a predominantevalor da primeira fase. "Não comece a falar antes de começar a pensar", disse certa vez Jefferson Davis, um herói da Guerra Civil Americana. Você deve sempre pensar na ideia que deseja transmitir ao destinatário. Você precisa ter certeza da relevância e adequação dessa ideia, bem como da situação e propósito específicos.
O segundo passo é chamado de codificação e seleção de canal. A cultura organizacional da comunicação exige a reformulação da ideia que o emissor deseja transmitir em determinados símbolos. Podem ser palavras, gestos, entonações ou qualquer outra coisa. É a codificação que transforma uma ideia em uma mensagem completa.
Para transmitir bem a ideia, o remetente deve escolher um canal compatível com o tipo de caracteres que são usados para codificação. Os mais conhecidos são a fala, a escrita e vários tipos de mídia eletrônica: gravações de vídeo, e-mail, computadores, etc. A transmissão de material não é possível se o canal não for adequado à forma física dos personagens selecionados. Deve-se notar também que a eficácia dos processos de comunicação pode ser reduzida se o canal não corresponder à ideia desenvolvida na primeira etapa.
A terceira etapa no procedimento de comunicação interpessoal, grupal ou organizacional é a transmissão direta de informações. O remetente usa o canal para entregar a mensagem - a ideia codificada é transmitida fisicamente.
Finalmente, o último passo é chamado de decodificação. O receptor traduz os caracteres recebidos compostos pelo emissor emPensamentos próprios. A finalização da comunicação está ligada à formulação da ideia pelos dois sujeitos do processo.
Tipos de comunicação
A comunicação organizacional é um processo amplo e muito volumoso que contém muitos elementos diferentes. De acordo com a classificação mais comum, o procedimento comunicativo é dividido em interno e externo. O processo externo é a interação entre a organização e o ambiente externo. Além disso, fatores externos influenciam fortemente as atividades da organização.
As empresas usam uma variedade de meios para se comunicar com os componentes de seu ambiente externo. Os consumidores potenciais existentes recebem as informações necessárias por meio de publicidade ou outros meios de promoção de mercadorias. De suma importância aqui é uma certa imagem que constitui a imagem organizacional.
O segundo tipo de comunicação é chamado de interna. São ligações intraorganizacionais entre diferentes níveis e departamentos. Podem ser formais ou informais.
Os vínculos formais de comunicação são fenômenos determinados pela estrutura organizacional da empresa, a relação entre os níveis gerenciais e as unidades funcionais. As comunicações informais são o chamado "canal de rumores". Rumores nem sempre são considerados informações imprecisas. Estudos mostram que mais de 80% dos rumores organizacionais têm uma base de eventos muito real e bem fundamentada.
A comunicação organizacional é o sistema mais amplo de canais informais. Isso pode incluir os seguintes tipos de informações:
- mudando a estrutura organizacional;
- próximas promoções e transferências;
- detalhes de disputas organizacionais;
- próximos cortes de produção;
- reuniões informais, etc.
Segundo outra classificação, a estrutura da comunicação organizacional é formada por níveis. Assim, os processos de transferência de informações podem ser implementados verticalmente - ou seja, podem ser descendentes e ascendentes. O grupo descendente de processos de informação é a transferência de informações de um nível superior para um inferior - por exemplo, quando um funcionário é questionado sobre tarefas, prioridades, resultados desejados, etc. As comunicações ascendentes são realizadas na forma de propostas, relatórios, notas explicativas, etc.
Deve-se destacar também os processos de comunicação entre departamentos, entre o grupo de trabalho e as autoridades, representantes sindicais e direção, etc.
Tipos de barreiras de comunicação
A eficácia de uma cultura organizacional de comunicação pode ser visivelmente reduzida devido às chamadas barreiras - barreiras interpessoais. No nível do sistema, eles são divididos em vários tipos.
A primeira barreira pode ser devido a condições perceptivas. O trabalho de um gerente ou de qualquer outro representante da estrutura de governo é compreender a essência da percepção, determinar a "realidade para o indivíduo". Sabe-se que as pessoas reagem não a fenômenos reais em seu ambiente, mas amaneiras de perceber esses fenômenos. Ao compreender os fatores que afetam a percepção, muitas barreiras podem ser superadas.
O exemplo mais comum de barreira perceptiva é o conflito entre os campos de atividade do receptor e do emissor. A mesma informação pode ser interpretada de maneiras diferentes, dependendo de sua experiência. As pessoas podem receber informações de forma seletiva, levando em consideração seus interesses, pontos de vista, necessidades e estado emocional.
A próxima barreira de comunicação organizacional é chamada de semântica. Semântica é a ciência de usar palavras e dar-lhes significado. Muitas vezes certas palavras levam a mal-entendidos, pois podem mudar seu significado dependendo do contexto.
As barreiras não verbais são o terceiro grupo de barreiras de comunicação. Estamos falando de qualquer personagem, exceto palavras. Este é um sorriso, um rosto tenso, sobrancelhas franzidas, contato visual e muito mais. Particularmente importante aqui é a entonação - como exatamente as palavras são pronunciadas. Uma mesma frase pode receber um caractere diferente, uma conotação emocional desigual.
O feedback ineficaz é o quarto fator problemático na comunicação organizacional. Todo mundo sabe o valor de pelo menos alguma reação à mensagem enviada. Caso contrário, uma das partes considerará que a comunicação falhou.
Resolução de problemas no sistema de comunicação organizacional
Atualmente, várias estratégias foram desenvolvidas parasuperar efetivamente as barreiras de comunicação e melhorar a eficiência da comunicação no nível dos funcionários da organização.
Em primeiro lugar, a gestão da empresa deve estar atenta ao desenvolvimento das competências de comunicação dos seus colaboradores. O método mais popular de interação entre sujeitos é a escuta ativa. O significado dessa técnica está na capacidade do ouvinte de ajudar o falante a dizer exatamente o que pretendia transmitir inicialmente. Existem vários princípios de escuta ativa:
- faça perguntas, mas não interrompa o interlocutor;
- disponha o interlocutor a você, forme uma atmosfera amigável e calorosa;
- seja paciente e evite conflitos durante a fase de aprendizado;
- demonstra simpatia e interesse pelo interlocutor;
- tente neutralizar as distrações, evite interferências externas.
Segundo, os chefes precisam esclarecer seus próprios desejos e ideias antes de passá-los adiante. É preciso pensar e analisar regularmente questões e problemas que precisam ser objeto de transmissão.
A comunicação organizacional eficiente pode ser alcançada através do uso de técnicas como dar feedback, "olhar de fora", suscetibilidade a possíveis problemas, etc.
Comunicação interpessoal
Qualquer forma de comunicação organizacional será considerada bem-sucedida somente se seus principais elementos forem formados qualitativamente -fenômenos da comunicação interpessoal. Como projetar corretamente a comunicação entre dois ou mais assuntos? Para começar, há alguns princípios a serem lembrados:
- irreversibilidade da destruição do que foi dito ou enviado;
- feedback como condição indispensável do processo de comunicação;
- irreversibilidade e inevitabilidade da comunicação interpessoal na sociedade.
Existem três formas principais de comunicação. Este é um diálogo bem conhecido, monólogo e polílogo. É esta última forma que desempenha um papel especial na construção de uma forma organizacional de comunicação.
Formas de otimizar os processos de comunicação
Preste atenção especial ao feedback. É um elemento essencial da comunicação organizacional. O papel deste componente não pode ser subestimado. É a resposta que torna o processo de comunicação o mais qualitativo e eficaz.
Tenha em mente que o feedback deve ser oportuno e claramente estruturado. Deve conter uma mensagem original parafraseada e uma série de perguntas esclarecedoras. É indesejável avaliar a mensagem original - tanto negativa quanto positiva.
A maneira mais comum e confiável de obter feedback é fazer perguntas. Na maioria das vezes, eles são necessários para comparar a mensagem recebida com o que o destinatário originalmente queria ouvir. O mesmo vale para o remetente: ele pode fazer perguntas adicionais ao destinatário para comparar o material enviado com o que originalmente deveria ser formulado.
Paragestão eficaz da comunicação organizacional, é necessário tentar desenvolver as competências de comunicação técnica dos colaboradores - nomeadamente escrever memorandos, utilizar fax, e-mail, etc.
Sistemas de gestão e uma cultura de comunicação devem ser claramente estabelecidos. As organizações modernas podem usar "linhas diretas" do tipo corporativo - quando os funcionários podem usar a troca de informações a qualquer momento, fazer perguntas esclarecedoras, expressar seus pensamentos e julgamentos de valor, organizar piqueniques conjuntos, excursões, etc. Todos esses são exemplos informais de comunicação organizacional.
Então, existem algumas maneiras de melhorar a eficácia da comunicação organizacional. Ao mesmo tempo, uma questão permanece relevante: por que os procedimentos de troca e comunicação de dados são necessários? Que significado eles têm e que significado eles carregam? Vamos tentar descobrir mais.
A importância da comunicação no processo organizacional
O período moderno no desenvolvimento dos processos de comunicação permite avaliar esse fenômeno como um produto determinado pelas necessidades da produção social. Fatores tradicionais como mão de obra, terra e capital só funcionarão se os procedimentos de troca e comunicação de dados forem usados de forma eficaz.
Comunicação é entendida como um sistema de transferência e resposta de informações. Trata-se da troca de conhecimento, propriedade intelectual, informações diversas, etc. O procedimento de especialização das atividades de comunicação gerencial é destacado emum tipo especial de serviço profissional, cujo objetivo é a formação efetiva e o desenvolvimento competente de todos os tipos de capital organizacional. Este objetivo só pode ser alcançado através do uso de tecnologias especiais, ferramentas, métodos e mecanismos de transmissão de informações.
Sabe-se que sem comunicação não há comunicação, e sem comunicação não pode haver dúvida da existência de qualquer grupo. Assim, a comunicação é uma condição definidora para o desenvolvimento do grupo e sua vida.
Todas as comunicações podem ser divididas em dois grupos: formal e informal. O primeiro grupo inclui elementos do tipo prescrito, ou seja, aqueles que ocorrem no processo de controle. Os tipos informais de comunicação têm uma participação menor. Eles surgem espontaneamente e na maioria das vezes não são discutidos. Ao mesmo tempo, cada funcionário está ciente do fato de sua existência.
Um gerente ou outro líder deve dominar bem os meios de comunicação. Suas responsabilidades incluem o uso correto das ferramentas recebidas no processo de comunicação, superando barreiras e entraves.
O comportamento organizacional da comunicação é transmitir informações aos gestores e decisões aos executores. Sem processos de comunicação, é impossível construir uma organização, bem como garantir a coordenação da atividade humana.
Assim, o procedimento de transferência de informações ajuda em tudo: permite fazer uma conexão entre uma determinada organização e o ambiente externo, organizarinteração de todas as funções de gestão e consistência das decisões tomadas.
Tipos de redes de comunicação
Quando se fala em sistema de comunicação organizacional, é preciso destacar o conceito de rede de comunicação. Duas unidades organizacionais conectadas por uma linha são chamadas de canal. No momento da transferência de informações, um canal pode ligar duas ou mais unidades organizacionais. É assim que uma rede de informação é formada - uma ocorrência bastante comum para qualquer organização.
As redes são abertas e fechadas. Os abertos não têm barreiras para o fluxo de informações pelos canais disponíveis. Isso, por exemplo, é uma "cadeia" - uma conexão linear para a transferência de informações. A "corrente" é eficaz para operações repetitivas e rotineiras, mas é pouco adequada para trabalhar em condições em constante mudança. Um esquema semelhante é "Roda". Todas as informações, mais cedo ou mais tarde, irão para o funcionário que ocupa uma posição central.
As redes fechadas são limitadas na forma como a informação é disseminada. Eles são usados por organizações que mantêm segredos comerciais.
