Controle interno e auditoria devem ocupar um lugar de destaque em qualquer empresa que tenha recursos limitados e não queira falir. Na vastidão da Rússia, esse aspecto não perde sua relevância tanto em termos legislativos quanto institucionais e profissionais. Então, o que é uma organização de auditoria interna?
Lidando com a terminologia
Vamos nos atentar aos conceitos básicos e antes de tudo vamos analisar o que é uma auditoria interna. Esta frase é usada para denotar atividades regulamentadas por documentos internos da organização para controlar vários aspectos do trabalho da estrutura e unidades de gestão, que é realizado por representantes do órgão autorizado dentro da estrutura estabelecida.
O consumidor final de informações pode ser um conselho de administração, uma assembleia geral de acionistas ou membros de uma empresa, um órgão executivo e assim por diante.
O objetivo perseguido é ajudar o elo de gestão a controlar eficazmente os diversos elementos do sistema. A principal tarefa -fornecer informações confiáveis sobre vários assuntos de interesse. Os auditores internos desempenham funções gerais:
- Avaliar a adequação do(s) sistema(s) de controle. Isso significa realizar verificações de links, apresentar propostas fundamentadas e razoáveis para eliminar as deficiências identificadas, bem como preparar recomendações para aumentar a eficiência da gestão.
- Avaliação de desempenho. Implica a apresentação de pareceres periciais para vários aspetos do funcionamento das organizações, bem como a apresentação de propostas fundamentadas para a sua melhoria.
Diversidade de espécies
O que pode ser um sistema de auditoria interna? Destaque:
- Auditoria funcional do(s) sistema(s) de gestão. É realizado para avaliar a produtividade e eficiência de qualquer setor da atividade econômica.
- Auditoria multifuncional. Avalia a qualidade do desempenho de diversas tarefas, bem como a interconexão e interação no país.
- Auditoria organizacional e tecnológica do(s) sistema(s) de gestão. Ele é exibido no exercício de controle sobre diferentes links. Tudo relacionado à gestão é de interesse. Atenção especial é dada à racionalidade tecnológica e/ou organizacional.
- Auditoria de atividades. Envolve a realização de um levantamento objetivo e uma análise abrangente de todas as áreas de trabalho e projetos em andamento, a fim de identificar oportunidades de melhoria. Além do mais,pode ser lançada a verificação dos elementos que ligam a organização ao ambiente externo. Os exemplos incluem conexões profissionais, imagem e afins. Aqui, os auditores se deparam com a questão de encontrar os pontos fortes e fracos do trabalho da organização e avaliar a estabilidade de sua posição em sistemas de ordem superior e as perspectivas de desenvolvimento e crescimento.
- Se uma auditoria for realizada simultaneamente nos quatro pontos anteriores, ela é designada como uma auditoria abrangente do sistema de gestão da organização.
- Verificação de conformidade com os regulamentos. Neste caso, verifica-se se são observadas as leis, regulamentos e instruções dos órgãos de administração da estrutura organizacional.
- Verificando a adequação. Implica o exercício do controle sobre as atividades dos funcionários em termos de sua racionalidade, razoabilidade, conveniência, utilidade, validade de suas decisões.
Aspecto teórico da construção do sistema
Então consideramos os pontos teóricos. Mas como é formado o serviço de auditoria interna? Inicialmente, a administração desenvolve a política e os procedimentos executáveis da empresa. Mas a equipe nem sempre as entende, muitas vezes simplesmente as ignora, e os gerentes às vezes não têm tempo suficiente para verificar e detectar deficiências em tempo hábil. É para isso que está sendo criado o serviço de auditoria interna. Sua tarefa é ajudar os gerentes em questões de controle, fornecer proteção contra abuso de escritório e erros, identificar áreas de risco e trabalharsobre a eliminação de futuras carências ou deficiências. Além disso, eles podem ajudar a identificar e eliminar pontos fracos nos sistemas de gestão. Tudo isso deve ser discutido com as mais altas autoridades, para as quais as informações são coletadas.
Etapas da construção de um sistema
Digamos que precisamos garantir uma auditoria interna completa e de alta qualidade na empresa. Para fazer isso, você deve organizar um processo de várias etapas, que inclui as seguintes etapas:
- Análise crítica seguida de comparação dos objetivos econômicos previamente definidos do funcionamento da organização, estratégia e tática da estrutura, curso de ação adotado, oportunidades.
- Desenvolver e documentar um conceito de negócio aprimorado que reflita todas as necessidades e necessidades. Deverá ainda prever um conjunto de medidas que permitam a sua implementação e desenvolvimento com sucesso no futuro. Além disso, é necessário prestar atenção aos pontos mais importantes. Para eles, podem ser preparadas disposições separadas que afetam as políticas de pessoal, contabilidade, suprimentos, marketing, inovação, produção e tecnologia, financeiras e de investimento. Devem se basear em uma análise profunda de cada elemento e escolher as opções mais adequadas para a organização.
- Análise da eficácia da estrutura atual com posterior ajuste. Está sendo desenvolvida uma disposição que afeta a estrutura organizacional, na qual é necessário descrever todos os vínculos organizacionais, indicando os aspectos administrativos, funcionais e metodológicossubordinação, áreas de atuação, funções desempenhadas, regras de relacionamento. Um esquema de fluxo de trabalho também é criado.
- Estabelecimento de uma unidade de auditoria interna.
- Desenvolvimento de procedimentos padrão. Dispõe sobre a criação de instruções formais para o controle de transações econômicas e financeiras específicas. Eles são necessários para avaliar o nível de qualidade (confiabilidade) das informações, gestão eficaz de recursos e racionalização das relações entre especialistas.
Por que o controle interno e a auditoria são necessários?
A conveniência de tal decisão pode ser expressa nas seguintes teses:
- Permite que o corpo executivo assegure o controle efetivo sobre as divisões individuais da organização.
- Verificações direcionadas e análises realizadas por auditores permitem identificar reservas de produção e estabelecer as bases para aumentar a eficiência, bem como as áreas de desenvolvimento mais promissoras.
- Especialistas em cujos ombros o exercício do controle muitas vezes desempenham funções consultivas em relação aos serviços contábeis e financeiros e econômicos, bem como funcionários da organização principal, suas filiais e subsidiárias.
Nestes casos, como regra, um esquema geral é usado para garantir a máxima cobertura e eficácia. Fica mais ou menos assim:
- A gama específica de questões a serem abordadas pelo departamento de auditoria interna é identificada e claramente definida. Para eles, é criado um sistema de metas, correspondentepolítica da empresa.
- As principais funções necessárias para atingir os objetivos são determinadas.
- Combinar o mesmo tipo de indicadores em grupos e criar a partir deles unidades estruturais especializadas em seu processamento, implementação e realização.
- Está sendo desenvolvido um esquema de relacionamento que define deveres, direitos e responsabilidades. Isso precisa ser trabalhado para cada unidade estrutural, documentando o resultado nos regulamentos e descrições de trabalho.
- A conexão de todos os elementos do sistema em um único todo. Determinação do status organizacional.
- Integração do departamento de auditoria interna em outras partes da estrutura de gestão empresarial.
- Desenvolvimento de normas internas de trabalho.
Depois disso, podemos falar sobre a realização de uma auditoria interna.
Sobre princípios e requisitos
O que precisa ser feito para obter um sistema eficiente? Para isso, é necessário garantir o cumprimento dos seguintes pontos:
- O princípio da responsabilidade. Afirma que, quando houver auditoria interna, a pessoa (grupo de pessoas) que realizar a auditoria deve arcar com a responsabilidade disciplinar, administrativa e econômica pelo desempenho inadequado de suas funções.
- O princípio do equilíbrio. Indissociavelmente ligado ao anterior. Afirma que o auditor não pode receber funções de controle sem fornecer os meios para realizá-las. Além disso, nada extra deve ser emitido que não seja utilizado na atividade de trabalho.
- O princípio da comunicação atempada de desvios. Ele diz que qualquer informação extra revelada durante o período em que uma auditoria interna está sendo realizada deve ser repassada para o elo de gestão o quanto antes. Se esse requisito não for atendido e os desvios indesejáveis forem exacerbados, o próprio significado de controle será perdido.
- Princípio de correspondência entre sistemas gerenciados e governamentais. Ele afirma que o sistema de controle deve ser flexível o suficiente para permitir a verificação de dados eficaz e adequada.
- O princípio da complexidade. Ele diz que o controle interno e a auditoria completos devem abranger objetos de diferentes tipos.
- O princípio da separação de funções. Prevê a divisão de funções entre especialistas de forma a minimizar o abuso de poder e não permitir que os indivíduos ocultem fatos problemáticos.
- O princípio da aprovação e permissão. Ele prevê que a coordenação formal de todas as operações financeiras e econômicas em andamento pelos funcionários relevantes dentro de seus poderes deve ser assegurada.
Requisitos Básicos para o Sucesso
Já cobrimos muito bem a auditoria interna. As qualidades necessárias para aumentar o nível de eficiência são:
- Reivindicação de violação. Prevê a necessidade de criar condições específicas que coloquem a organização ou o seu colaborador (seu grupo) em desvantagem e estimulem a eliminação de desvios.
- Evitar muita concentração de controles primários em uma pessoa que poderia levar a informações incorretas e/ou abuso.
- Requer o interesse da administração. A cooperação justa e mútua dos funcionários de controle e gestão deve ser assegurada.
- Requisito de adequação (aceitabilidade) da metodologia de controles internos. Dispõe que as metas e objetivos devem ser racionais e convenientes, assim como a distribuição das funções desempenhadas.
- A demanda por melhoria e desenvolvimento contínuos. Com o tempo, até os métodos mais avançados se tornam obsoletos. Portanto, o sistema deve ser flexível e adaptado às novas tarefas, mesmo com ajustes.
- Requisito de prioridade. O controle sobre operações menores não deve distrair das tarefas realmente importantes.
- Exclusão de etapas de controle desnecessárias. É preciso organizar as atividades de forma racional, sem gastar recursos e mão de obra adicionais.
- Requisito de responsabilidade única. A demanda de ação e observação deve ser de um único centro (individual ou grupo específico).
- A exigência de regulamentação. A eficácia do sistema de supervisão interna depende diretamente de quais e quantos problemas foram previstos pela documentação regulatória.
- Requisito para substituição funcional potencial. Se uma entidade de controle interno se retirou temporariamente do processo de revisão, isso não deve afetar adversamente os procedimentos ou interromper as atividades.
Sobre eficiência e eficácia
Ao comparar auditoria externa e interna, formam-se dois campos significativos, cada um com sua própria visão do que é mais apropriado. Eles sustentam suas posições com argumentos bastante pesados. Assim, uma boa auditoria interna pode basear-se no conhecimento dos mecanismos internos da organização e identificar muitos pontos potencialmente perigosos ou promissores, enquanto o envolvimento de especialistas externos permite minimizar a simpatia pessoal e garantir a imparcialidade da auditoria. Em geral, cada organização, dependendo das circunstâncias, toma uma decisão independente sobre quais serviços usar, mas cabe aos gestores melhorar o resultado de seu trabalho.
Como melhorar o desempenho do controle interno?
Todos nós queremos mais com menos recursos. É possível considerar o processo de auditoria interna e aumentar sua eficácia? Bastante. O que precisa ser feito para isso? A opção mais simples é desenvolver normas éticas e padrões profissionais. Se forem adequados, uma de suas observâncias permitirá alcançar uma alta qualidade de trabalho.
Além disso, a alta administração deve auditar periodicamente o sistema de controle interno. O que os inspetores devem fazer? Qual é o seu retrato ideal? O Institute of Internal Auditors opera nos Estados Unidos desde 1941. Na Federação Russa, essa estrutura está apenas começando a surgir, então usamos a experiência de colegas estrangeiros. Instituto de Auditores Internosemitiu uma série de documentos de recomendação, em que a aposta principal é em:
- Independência. O desempenho imparcial de suas funções e a expressão de julgamentos objetivos estão implícitos. Ao mesmo tempo, você não precisa confiar nos julgamentos dos colegas.
- Objetividade. Este ponto segue diretamente do anterior. A objetividade exige que o trabalho seja feito com habilidade e integridade. Ao compilar um relatório, o especialista deve separar claramente o fato da especulação.
- Lealdade. Isso implica que os auditores internos não devem se envolver conscientemente em atividades inadequadas ou ilegais que possam fazer com que os resultados sejam desacreditados.
- Responsabilidade. Presume-se que o especialista deve realizar o trabalho exclusivamente dentro de suas capacidades e competência profissional. Ele também deve ser responsabilizado por suas ações.
- Privacidade. Cuidados devem ser tomados no uso das informações acessadas no exercício do dever.
Exemplo final
Esse é o fim do artigo. Já vimos o que são auditorias internas. Um exemplo consolidará o conhecimento adquirido. Digamos que temos uma estrutura comercial. De repente, começa a ser registrada uma queda na receita, embora a carga de trabalho e o faturamento não tenham mudado. Para descobrir o motivo, inicia-se uma auditoria financeira interna. Inicialmente, há o conhecimento da documentação que descreve a movimentação de fundos,operações e afins. A exatidão do projeto e a ausência de sinais de falsificação estão sendo estudadas. Se, neste caso, nada de suspeito for encontrado, a auditoria financeira interna prossegue para a fase de reconciliação da situação real e da situação apresentada na documentação. Como exemplo, verifica no armazém se os materiais indicados, blanks, equipamentos realmente existem. Atenção também é dada aos consumíveis. Então, se um carro percorre 100 quilômetros por dia e ao mesmo tempo consegue gastar 50 litros de gasolina, isso deve ser suspeito. É necessário estudar cuidadosamente todos os aspectos possíveis da ocorrência de desabastecimento, desperdício e roubo. Após a conclusão de uma auditoria interna, a documentação deve ser prontamente enviada à alta administração para evitar o agravamento dos problemas identificados e para facilitar a adoção de ações corretivas imediatas adequadas.
